Protéger les données dans les institutions sociales : Ce qu’il faut savoir

La protection des données n'est plus seulement un sujet juridique, c’est une responsabilité quotidienne, en particulier pour les institutions sociales. Lors de l’évènement du 11 avril à Neuchâtel, l’experte Catherine Staub a présenté de manière claire les principaux défis et obligations dans ce domaine sensible.

Une experte de terrain

Catherine Staub est juriste de formation et spécialisée dans la protection des données au sein du secteur public et parapublic. Elle accompagne depuis plusieurs années des institutions sociales, des administrations et des écoles dans la mise en œuvre des exigences légales en matière de protection des données. Grâce à son expérience de terrain et sa compréhension des réalités institutionnelles, elle sait traduire des concepts juridiques complexes en recommandations concrètes, adaptées au quotidien des professionnel·les du social.

Dans les institutions sociales, la gestion des données personnelles est encadrée par deux niveaux de législation : le droit fédéral (révisé en 2023) et les lois cantonales. Pourquoi cette double exigence ? Parce que ces institutions remplissent une mission publique déléguée, ce qui implique des obligations spécifiques, notamment le respect du secret de fonction et de principes renforcés de transparence.

Mme Staub rappelle que toute action sur des données — collecte, enregistrement, transmission, conservation — constitue un traitement de données et que nous y sommes confrontés au quotidien. Les données sensibles, telles que l’état de santé, les convictions religieuses ou les antécédents judiciaires, doivent être particulièrement protégées.

Principes fondamentaux à respecter :

• Licéité : Ne collecter que ce qui est autorisé par la loi.

• Proportionnalité : Limiter la collecte aux informations strictement nécessaires.

• Finalité : Utiliser les données uniquement pour l'objectif initial annoncé.

• Exactitude et Sécurité : Mettre à jour les informations et protéger les données contre les accès non autorisés.

Mme Staub souligne aussi l'importance de différencier entre le traitement sous droit public (accompagnement des bénéficiaires) et sous droit privé (gestion du personnel, relations contractuelles). En fonction du contexte, les exigences légales varient.

Concernant les sous-traitants — par exemple, les logiciels RH ou de gestion —, il est indispensable de conclure des contrats spécifiques garantissant la protection des données et précisant l’hébergement (idéalement en Suisse ou en Europe).

Enfin, depuis avril 2025, une nouvelle obligation est en vigueur : toute violation de sécurité (même sans fuite de données) doit être signalée aux autorités fédérales et, si nécessaire, aux personnes concernées.

En résumé

La protection des données est un défi permanent pour les institutions sociales. Il est crucial de mettre en place des registres d’activités, de vérifier ses pratiques internes et de sensibiliser tous les collaborateurs. Agir aujourd'hui, c’est éviter des problèmes demain — tout en respectant la dignité et la vie privée des bénéficiaires.