Soins, culture, sécurité : comment les administrations fédérales se retrouvent sur une même plateforme

Avant : chaque service disposait de ses propres outils

Les subventions représentent la majeure partie des dépenses fédérales. Pourtant, pendant longtemps, chaque service a travaillé avec ses propres outils. Lorsque le projet a été lancé en 2021, il existait, rien qu’au sein du DFI, trois applications métier différentes. À cela s’ajoutaient Outlook, des feuilles de calcul Excel avec des macros et des outils propres à chaque service pour créer des documents. Les demandes arrivaient par e-mail et devaient ensuite être imprimées, signées, puis envoyées par courrier postal.

Le point de départ a été une application métier utilisée conjointement par le Secrétariat général du DFI et l’OFC, qui avait atteint la fin de son cycle de vie. Au lieu de simplement la remplacer, le DFI s’est posé une question fondamentale, déjà soulevée dans le cadre du programme «Transformation numérique du DFI» : Pourquoi chaque office exploite-t-il sa propre application de subventions ? Dès le départ, l’objectif était de mettre en place une solution ouverte et standardisée à laquelle d’autres offices pourraient se joindre. C’est pourquoi l’Office fédéral de l’agriculture (OFAG), un office extérieur au DFI, a été associé au projet dès sa phase initiale.

Le Secrétariat général du DFI (SG-DFI) n’octroie pas lui-même de subventions. Le fait qu’il ait pris en charge la direction du projet n’a toutefois jamais été contesté. « Sur le budget du DFI, qui s’élève à environ 24 milliards de francs, seuls quelque 830 millions correspondent aux salaires et aux frais de fonctionnement. Le reste est constitué de subventions, allant de l’AVS à la promotion culturelle. Il est donc logique que le Secrétariat général en assure la direction », explique Jürg Treichler, responsable du projet « eSubventions » au Secrétariat général du DFI.

Une norme applicable à des services très variés

Le parcours : du projet pilote de l'OFSP à la migration vers la BAK

Le BAG a été le premier service à rejoindre la plateforme, et le projet s’est retrouvé soumis à des contraintes de temps. Après l’adoption de l’initiative sur les soins, il a fallu traiter très rapidement les demandes des cantons. Le 30 juin 2024, eSubventions a été mis en ligne en tant que projet pilote déclaré comme tel, avec dans un premier temps uniquement le formulaire en ligne accessible via le portail client. « En principe, la mise en service était prématurée à l’époque. Mais les cantons ont apprécié la saisie en ligne, même si le formulaire comportait un très grand nombre de champs. Cela nous a surpris et a constitué un premier retour positif sur le projet », explique Rita Crameri.

Par la suite, les choses se sont compliquées. Jusqu’au printemps 2024, la direction du projet et la gestion du produit étaient confiées à une seule personne, et cette figure clé s’est retrouvée indisponible. En 2024 et 2025, il a fallu reconstituer le savoir-faire avec de nouveaux collaborateurs et le répartir plus largement. Rita Crameri a pris en charge la direction du projet, parallèlement à un autre projet. Le tournant a notamment été marqué par la nomination de Michael Burkhalter au poste de Product Owner à l’automne 2025. «Cela a changé la donne», explique Rita Crameri. Depuis lors, le projet repose sur des bases solides.

Des frictions sont également apparues entre la donneuse d'ordre et le fournisseur, notamment lorsque les exigences et les coûts faisaient l'objet d'interprétations divergentes. « Il faut d'abord que les deux parties se mettent d'accord », explique Rita Crameri. La solution qui a fait ses preuves consiste à regrouper les demandes des nombreux services administratifs et à les transmettre au GLAUX GROUP par l’intermédiaire d’un seul interlocuteur, plutôt que de recevoir des dizaines de demandes individuelles. « Pour cela, nous avons toutefois d’abord dû mettre de l’ordre dans nos rangs », explique Jürg Treichler.

Mais le plus grand obstacle n’était pas d’ordre technique. « Au début,on pense qu’il ne s’agit que du remplacement d’une application. Or, convaincre les gens que la nouvelle solution est au moins aussi bonne que l’ancienne est plus difficile que le remplacement technique lui-même. Ce n’est qu’en 2026, lorsque tout le monde a commencé à utiliser eSubventions en production, que nous avons vraiment fait un bond en avant. Du jour au lendemain, les utilisateurs ont eux-mêmes découvert tout ce dont l’outil était capable », explique Rita Crameri.

En septembre 2026, la dernière grande étape a eu lieu : la migration du BAK, le plus gros client. Toutes les anciennes données ont été transférées, au lieu de continuer à exploiter les anciennes applications. La boucle est ainsi bouclée : l’office dont l’ancienne application métier avait à l’origine déclenché le projet travaille désormais entièrement avec eSubventionen.

Aujourd'hui : sept services, un processus continu

Outre l’OFSP et l’OFC, cinq autres unités administratives participent aujourd’hui au projet : l’Office fédéral de l’agriculture, l’Office fédéral des assurances sociales, le Bureau fédéral de l’égalité entre femmes et hommes, le Bureau fédéral de l’égalité des personnes handicapées et le Service de lutte contre le racisme. Une trentaine de mesures de soutien sont gérées via la plateforme, qui compte environ 1 600 utilisateurs. À ce jour, environ 1 000 demandes ont été reçues directement sur eSubventions, sans compter les anciennes données migrées.

Aussi différents que soient les services, le processus est le même pour tous. « Nous disposons d’un processus entièrement numérique. La demande est reçue en ligne et examinée via ce canal. Les rapports intermédiaires et finaux sont établis et envoyés via eSubventionen, les paiements sont déclenchés dans l’application et transférés vers SAP sans rupture de média. De la soumission à la clôture en passant par la vérification, tout se déroule sur le même canal. Nous pouvons en être fiers », déclare Michael Burkhalter, Product Owner eSubventionen, Secrétariat général du DFI.

Les chargés de dossier voient la demande exactement telle qu’elle a été soumise. La nécessité d’une signature, qu’elle soit numérique ou sur papier, peut être définie pour chaque mesure de soutien.

Le gain est tangible : « Selon mes estimations, ceux qui gèrent l’ensemble du processus de bout en bout dans eSubventionen gagnent près de 50 % de temps par rapport à l’utilisation des e-mails, des impressions papier et de Word », explique Rita Crameri.

Le fait que tous les services travaillent sur la même application présente également des avantages au-delà de chaque service. Les données destinées à la base de données publique des subventions de la Confédération peuvent être mises à disposition plus facilement qu’auparavant. « Les contrôles financiers sont plus faciles à suivre et l’obligation légale de publication est plus simple à respecter », explique Jürg Treichler. Le soutien se manifeste également au niveau stratégique : « Le Conseil fédéral de la numérisation a donné son feu vert au service technique commun eSubventions pour la phase de mise en place jusqu’au printemps 2029. Cela nous montre que nous sommes sur la bonne voie. »

Demain : au-delà de l'EDI

Le projet de base s'achèvera fin 2026. Les travaux seront alors pris en charge sans interruption par le service spécialisé commun « eSubventions », dirigé par Rita Crameri. Le groupe GLAUX continuera d'assurer l'exploitation et le développement du projet.

Ce service spécialisé a pour mission d’examiner, en collaboration avec tous les offices fédéraux qui octroient des subventions, si la plateforme eSubventions est une solution envisageable pour eux. « Nous déterminons avec eux si l’utilisation de la plateforme est judicieuse d’un point de vue économique et fonctionnel », explique Rita Crameri. Après l’OFAG, qui était présent dès le début, fedpol est le premier office issu d’un autre département à rejoindre le projet. Il octroie des aides financières pour :

• des mesures visant à renforcer la sécurité des minorités ayant des besoins particuliers en matière de protection

• le travail de prévention et de sensibilisation contre la traite des êtres humains

• des mesures visant à prévenir les infractions liées à la prostitution

La mise en œuvre sera achevée d’ici fin 2026, le lancement opérationnel est prévu pour 2027. Le SECO et l’OFAC ont également manifesté leur intérêt.

Chaque nouvel office tire parti de l’expérience acquise par les précédents. L’intégration est documentée, y compris les enseignements tirés, et dure, selon la complexité, entre dix mois et un an et demi. Un analyste métier du service spécialisé commun accompagne chaque office tout au long du processus, afin que la mise en place soit également mise à profit pour simplifier les procédures. « Un regard extérieur aide à remettre en question les processus bien rodés : pourquoi faites-vous cela ainsi ? Et : y aurait-il une autre façon de procéder ? », explique Rita Crameri. La clarté du processus et cet accompagnement constituent également un atout majeur pour le GLAUX GROUP.

Si l’on en croit Rita Crameri et Michael Burkhalter, eSubventionen deviendra encore plus homogène : grâce à la notification électronique des décisions, conforme aux exigences légales, à l’utilisation de l’IA et au transfert numérique direct vers les Archives fédérales. Tous les services présents sur la plateforme en bénéficieront simultanément. Soins, culture, sécurité – et bientôt peut-être économie et aviation : ce qui a commencé par le remplacement d’une simple application devient peu à peu la plateforme commune de la Confédération.

En bref