documento – la plaque tournante intelligente pour tous vos documents
documento est une solution extensible de gestion des flux de travail qui vous permet de produire, de gérer et de distribuer vos documents sur différents supports de sortie. Vous pouvez ainsi numériser chaque flux de travail, des tâches réalisées sur un poste de travail particulier à la solution globale pour toute votre organisation.
Vous pouvez aussi bien imprimer vos documents sur la base des modèles utilisés dans votre application que les envoyer sur une application de messagerie ou sur IncaMail. De plus, l’outil de reconnaissance de formulaires intégré classe vos documents dans un système d’archivage conforme aux prescriptions légales. Quant au plugin SDK, il vous permet d’adapter documento en fonction de l’évolution de vos processus métiers. Vous pourrez tirer parti d’un nombre sans cesse croissant de plugins supplémentaires pour imprimer, archiver, affranchir et signer et même pour ajouter vos propres processus à documento.
6 atouts de documento
Définissez vous-même les flux de travail
Documento garantit un pilotage souple des flux de documents ainsi qu’une distribution multicanal.
Signez numérique
Vous avez produit des documents ? documento se charge de les transformer en PDF et d’y apposer une signature numérique, ce qui leur confère la validité juridique nécessaire et évite toute rupture de support. Ensuite, il les envoie et les classe, le tout de manière électronique.
Imprimez et archivez en une seule opération
documento gère les travaux d’impression quelle que soit l’application d’origine et, une fois l’impression effectuée, les indexe dans leur totalité puis les classe au format PDF/A dans vos archives.
Gérez l’impression
Centralisez la gestion des imprimantes et des travaux d’impression tout en tirant parti des différentes fonctions (commande des magasins d’alimentation, gradation et correction des couleurs, gestion des pièces jointes). Peu importe en l’occurrence la marque ou le modèle de vos dispositifs. Un historique vous fournit en permanence une vue d’ensemble des travaux d’impression et vous permet de commander des réimpressions. Ces travaux peuvent aussi être regroupés et envoyés avec le courrier quotidien.
Archivez vos messages
Grâce au complément Outlook, vous pouvez ajouter à documento vos messages et leurs pièces jointes. Les PDF ainsi générés peuvent être indexés sur la base des informations provenant de vos applications spécialisées et classés au format PDF/A dans vos archives.
Scannez vos documents
Grâce à leur fonction Numériser en PDF, vos appareils multifonctions peuvent être transformés en systèmes de scannage performants. En adaptant vos flux de travail à l’aide des plugins de documento, vous indexez, sur la base des informations provenant de vos applications spécialisées, les PDF scannés et les classez au format PDF/A dans un système d’archivage conforme aux dispositions légales, tel que dg hyparchive.
Une gestion des documents simple et efficace, au service des communes, villes et cantons suisses.
Applications
Les documents produits par les applications spécialisées et par les applications Office sont transmis à documento via des interfaces telles que PDF-imprimante ou des dossiers actifs. Ils sont convertis au format PDF requis pour les opérations en aval, puis indexés selon des critères précis.
Réalisation des flux de travail
documento choisit le flux de travail adapté au document et exécute les opérations définies dans la configuration. Notre solution propose un grand nombre de ces opérations.
Impression de documents isolés
Vous pouvez imprimer les documents sur un poste de travail ou une imprimante collective déterminée ou à choix, en fonction du document en question et des paramètres du flux de travail. Vous pouvez ainsi choisir parmi les options proposées par les appareils et enregistrer vos choix.
Centre d’impression ou prestataire externe
Si vous disposez d’imprimantes ou d’appareils multifonctions performants, vous pouvez leur attribuer les documents en définissant les flux de travail, de sorte que les travaux d’impression en cours soient réalisés de façon entièrement automatique, aux heures que vous aurez déterminées. Il est avantageux dans ce cas d’avoir recours au logiciel OMRmarker de Printcom : il est alors possible de transmettre les envois en nombre à un prestataire externe en choisissant le flux de travail requis.
Affranchissement de documents
documento demande un affranchissement au logiciel PostModul, l’appose sur le document et envoie celui-ci au format PDF à l’imprimante ou au prestataire externe.
Messagerie et IncaMail
documento vous permet d’envoyer automatiquement des documents à des destinataires prédéfinis ou figurant dans un format lisible dans le document à envoyer. Vous pouvez aussi effectuer l’envoi via un programme de messagerie existant ou via l’application chiffrée IncaMail.
Archivage électronique
documento lit les documents générés et les archive automatiquement après leur avoir ajouté des métadonnées. L’intervention de l’utilisateur.trice n’étant pas nécessaire, l’archivage des documents dans un format conforme aux exigences légales est un jeu d’enfant.
ePost
ePost est la boîte aux lettres numérique de la Poste suisse, qui combine les avantages du courrier physique à ceux des envois numériques. Elle propose aussi des fonctions novatrices, telles que le paiement des factures. Cette application vous permet de correspondre avec vos clients via l’API ePost, de réduire ce faisant vos coûts et de donner de votre organisation l’image d’un prestataire innovant.
Communication
Vous pouvez choisir parmi de nombreux canaux de distribution, tels que la télécopie, les SMS ou les téléchargements FTP et SFTP. Vous pouvez aussi enregistrer vos documents dans tous les formats PDF habituels.
« Les plugins supplémentaires de documento permettent de l’adapter en fonction de l’évolution de vos processus métiers. »
Felix Leimbach
Responsable Printcom