À partir du 1er janvier 2027, de nouvelles bases légales pour les actes de procédure électroniques entreront en vigueur dans le canton de Zurich. Avec la révision partielle de la loi sur la procédure administrative (VRG) et l’ordonnance sur les actes de procédure électroniques dans la procédure administrative (VEVV), les échanges formels avec les autorités administratives deviennent possibles par voie numérique. Cela inclut notamment les demandes, autorisations, oppositions, recours ou décisions.

Pour les autorités administratives, cela signifie qu’elles doivent mettre à disposition au moins un canal électronique approprié. Parallèlement, la communication entre autorités devient également obligatoirement numérique : à partir du 1er janvier 2027, les actes de procédure entre autorités s’effectueront exclusivement par voie électronique. L’envoi électronique devient ainsi pertinent non seulement dans les échanges avec les citoyen·ne·s, les entreprises ou les organisations, mais aussi dans la collaboration quotidienne entre offices, services spécialisés et autres autorités.

Pour de nombreuses administrations, un thème d’avenir se transforme ainsi en une tâche de mise en œuvre concrète. Des solutions sont nécessaires pour transmettre de manière sécurisée les envois numériques, documenter les processus de façon traçable et les intégrer de manière fiable dans les procédures existantes. L’élément décisif n’est pas uniquement chaque envoi pris isolément, mais bien le processus de bout en bout : de la création d’un document à sa notification électronique correcte, jusqu’à la traçabilité dans l’application métier ou le dossier.

La communication entre autorités devient numérique

Le nouveau cadre est particulièrement important pour la collaboration entre autorités. De nombreux processus administratifs ne s’arrêtent pas à un seul service : informations, décisions, actes ou attestations doivent être transmis à d’autres offices – par exemple entre le registre foncier, l’administration fiscale, l’office des poursuites ou d’autres services cantonaux et communaux.

De tels processus devront à l’avenir être davantage conçus de manière numérique. GLAUX GROUP accompagne d’ores et déjà les autorités dans la transmission structurée et électronique de documents à d’autres autorités. Il en résulte des processus sans rupture de média, qui réduisent la charge administrative tout en renforçant la traçabilité.

L’envoi électronique comme partie intégrante du processus administratif

C’est précisément à ce niveau qu’intervient Printcom : avec des solutions pour l’envoi physique et électronique qui aident les autorités à mettre des documents à disposition de manière efficace, structurée et conforme au droit.

Printcom relie les applications métiers existantes aux canaux d’envoi appropriés et veille à ce que les documents puissent être traités, transmis et documentés de façon fiable et traçable. Les administrations peuvent ainsi piloter de manière centralisée aussi bien les processus d’envoi classiques que les notifications numériques – une étape importante pour les autorités qui souhaitent numériser progressivement leur communication tout en maintenant la stabilité de leurs processus existants.

Les canaux numériques utilisés dans chaque cas dépendent des exigences de l’autorité concernée, des systèmes en place et des prescriptions légales. Un point est déjà essentiel aujourd’hui : la solution doit être suffisamment flexible pour intégrer correctement de futurs canaux et formes de notification.

Signatures électroniques et sceaux d’autorité

Lorsque les procédures numériques requièrent une confirmation formelle ou une signature, il faut en complément une signature électronique adaptée. Pour les autorités, il ne s’agit pas uniquement des signatures électroniques personnelles, mais également des sceaux électroniques d’autorité. Ceux-ci permettent d’émettre des documents électroniquement au nom de l’organisation avec pleine validité juridique et d’en assurer la traçabilité de l’origine et de l’intégrité.

Avec eSignature Solutions, GLAUX GROUP propose l’ensemble de la palette des solutions de signature électronique – des processus de signature simples jusqu’aux signatures électroniques avancées et qualifiées, ainsi qu’aux sceaux électroniques. La solution de signature complète ainsi l’envoi électronique par un élément central pour des processus administratifs numériques de bout en bout.

Une opportunité pour des processus numériques intégrés

Les nouvelles bases légales dans le canton de Zurich augmentent le besoin d’agir pour les autorités. Elles offrent en même temps l’opportunité de simplifier les processus existants, de réduire les ruptures de média et de moderniser la communication avec les citoyen·ne·s, les entreprises, les organisations partenaires et les autres autorités.

Avec Printcom et eSignature Solutions, GLAUX GROUP aide les autorités à combiner de manière cohérente notification électronique, traçabilité des processus et signatures électroniques. Il en résulte une solution globale fournie par un seul partenaire : de la création et l’envoi des documents jusqu’à la signature électronique ou au sceau d’autorité.

Pour les autorités du canton de Zurich, il vaut donc la peine d’examiner dès maintenant leurs processus d’envoi et de signature. Car à partir de 2027, la communication électronique ne sera plus seulement une option, mais fera partie intégrante du travail administratif.