Amt für Bevölkerungsdienste, Eingangsbereich - Kanton Bern

Prozessorientierte Fallführung für mehr Effizienz in der Verwaltung der ausländischen Wohnbevölkerung

Das Amt für Bevölkerungsdienste (ABEV) kümmert sich um alle Formalitäten von über 100'000 ausländischen Personen im Kanton Bern. Die Mitarbeitenden verarbeiten mehr als 10 Millionen Dokumente und wickeln 150'000 Geschäftsfälle pro Jahr ab. Dank einer Fallführungssoftware werden die Arbeiten strukturiert, was zur Entlastung der Mitarbeitenden führt.

«Das neue System hat uns die Augen geöffnet und unseren Hunger nach Digitalisierung vergrössert», sagte Markus Aeschlimann, Leiter des Amts für Bevölkerungsdienste des Kantons Bern (ABEV). Er spricht von der neuen Fachapplikation Migration (NFAM), die der Kanton Bern gemeinsam mit GLAUX GROUP entwickelt hat. 

Am Anfang stand die Neuorganisation des Asyl- und Migrationswesens im Kanton Bern und die Reorganisation der betroffenen Direktionen und Ämter, die eine neue, gesamtheitliche Softwarelösung erforderte. «Zwei Direktionen, zwei Altsysteme und eine parallel laufende Reorganisation schufen ein herausforderndes Umfeld für die Umsetzung des NFAM-Projekts», so Markus Aeschlimann. 

Zu Beginn des Projektes wurden die vielen verschiedenen Abläufe und die komplexen Prozesse im Amt für Bevölkerungsdienste unterschätzt. «Wir hatten wenig Ahnung von agiler Softwareentwicklung. Es brauchte darum eine menschliche und eine technische Annäherung zwischen uns und der GLAUX GROUP. Wir haben gelernt, was agiles Vorgehen ist. Und GLAUX lernte, unsere anspruchsvollen, fachlichen Anforderungen in Softwarelösungen zu übersetzen», berichtete Markus Aeschlimann.

  • ca. 400'000 
    Personen-Dossiers
  • > 10 Millionen
    Dokumente
  • ca. 3,7 Terrabyte 
    Daten
  • ca. 152'000
    Anzahl Geschäftsfälle
    pro Jahr
Markus Aeschlimann, Leiter des Amts für Bevölkerungsdienste des Kantons Bern (ABEV)

Grosse Erwartungen an die Applikation

Über 100'000 Menschen leben im Kanton Bern mit der Aufenthaltsbewilligung B oder einer Niederlassungsbewilligung C. Das Amt für Bevölkerungsdienste des Kantons Bern (ABEV) kümmert sich um alle Formalitäten rund um Einreise, Aufenthalt und Arbeit dieser Menschen. Täglich bearbeiten sie bis zu 700 Dossiers, das sind 150'000 Fälle jährlich. Die Aufgaben sind sehr vielseitig und reichen von einfachen Aufenthaltsverlängerungen bis zu komplizierten Abklärungen über Familiensituationen. 

Die umfangreichen Arbeitsvorgänge sind mit rund 160 Geschäftsfällen beschrieben, die wiederum Workflows, Checklisten, Arbeitsanweisungen und Aktivitäten enthalten. Nicht selten sind den Arbeitsabläufen gesetzliche Fristen zugeordnet, die es einzuhalten gilt. «Wir waren gezwungen, unsere Prozesse genau unter die Lupe zu nehmen, damit wir diese effizient in der neuen Applikation abbilden konnten. Unsere Mitarbeitenden haben gelernt, wie sie Anforderungen formulieren mussten, damit der Entwickler sie verstand. Das Resultat sind digitale Dossiers, die unsere tägliche Arbeit strukturieren und einfacher gestalten», fasste Markus Aeschlimann zusammen. 

Fünf Vorteile der Software:

Effiziente Bearbeitung der Fälle
Rückverfolgbarer Dokumentenfluss
Integriertes Reporting
Differenziertes Berechtigungskonzept
Automatisierte Archivierung und Löschung

«Das neue System hat uns die Augen geöffnet und unseren Hunger nach Digitalisierung vergrössert .»

Markus Aeschlimann

Leiter des Amts für Bevölkerungsdienste des Kantons Bern (ABEV)

Nachvollziehbare Tätigkeiten

«GLAUX hat zusammen mit uns alle Herausforderungen gemeistert und eine Applikation gebaut, die wir in Zukunft unseren Bedürfnissen entsprechend weiter ausbauen können», bestätigte Markus Aeschlimann. Inzwischen arbeiten das Amt für Bevölkerungsdienste des Kantons Bern (ABEV), das Amt für Integration und Soziales (AIS) und der Migrationsdienst der Stadt Thun (MD Thun)  ihre Geschäftsfälle mit derselben Applikation. «Das System läuft seit Beginn und funktioniert fehlerfrei, wir hatten noch keinen Absturz. Es ist ein gutes Produkt», freut sich Markus Aeschlimann, «es muss aber gemeinsam mit GLAUX weiterentwickelt werden.»

Alle Daten und Dokumente zu den  Klient:innen sind jederzeit aktuell und werden automatisch aus verschiedenen Nebensystemen gespeist. Zudem profitieren alle Benutzer:innen von einem erleichterten Dokumentenmanagement ohne Medienbrüche, denn vom Dokumenteneingang bis zum Versand deckt das System alle Schritte digital ab. «Die elektronischen Dossiers  nehmen uns einiges an Arbeit ab, weil sie uns durch die unterschiedlichsten Prozesse führen. Letztlich profitieren auch unsere Klient:innen, weil wir alle Tätigkeiten und Dokumente von Anfang bis Ende verfolgen können. Wir können die Menschen mit NFAM effizienter begleiten», fasste Markus Aeschlimann zusammen.

Unsere Lösung beim
Amt für Bevölkerungsdienste (ABEV)

Auftraggeber: Amt für Bevölkerungsdienste (ABEV), Gesundheits-, Sozial- und Integrationsdirektion (GSI) des Kantons Bern

Ausgeführte Arbeiten: Gesamteinführung nach HERMES, Individualentwicklung agil, detaillierte Anforderungserhebung, Konzepterstellung, Planung, Vorbereitung und Durchführung der Datenmigrationen aus diversen Altsystemen

Projektdauer: September 2019 bis
September 2020

Anzahl Nutzer:innen: 121 Personen

Sprachen: Deutsch und Französisch

Schnittstellen

  • Zemis PersonSearch (Echtzeitsuche)
  • BAEXP (Zemis Klientendaten)
  • ERP SAP (FIN BE)
  • EVOK (Krankenkassen-Daten via ASV)
  • Posteingang (Papier und E-Mail)
  • Postausgang (interne E-Mails)
  • Webservice zu NFAM regionale Partner Applikationen
Amt für Bevölkerungsdienste des Kantons Bern (ABEV), Warteraum

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