Fallführung für die Soziale Arbeit - Branchenlösung für stationäre und ambulante Arbeit mit Klientinnen

Fallführungssoftware für die Soziale Arbeit in der Schweiz – socialweb

Viele soziale Institutionen in der Schweiz stehen vor denselben Herausforderungen: Die Dokumentationspflicht und die Fallführung werden durch neue gesetzliche Vorgaben, komplexere Prozesse und steigende Erwartungen an Qualität und Datenschutz zunehmend anspruchsvoll. Die Suche nach einer Lösung, die nicht nur den Arbeitsaufwand reduziert, sondern auch Prüfungen, Datenschutzvorgaben und die Integration in bestehende IT-Landschaften problemlos meistert, ist zentral. 

Unsere umfassende Branchensoftware ist das Ergebnis von langjähriger Zusammenarbeit mit Schweizer Institutionen – entwickelt für die spezifischen Anforderungen der stationären und ambulanten Sozialarbeit. Das Zusammenspiel von Informatik-Know-how und sozialpädagogischer Fachkompetenz ist einzigartig in der Schweiz.

socialweb ermöglicht eine revisionssichere Fallführung, entlastet fachlich und technisch, und bietet Ihnen Effizienz, Flexibilität und Sicherheit. 

 

6 Vorteile für Ihre Institution

Die Herausforderungen im Alltag reichen von aufwändiger Papierdokumentation bis zu Schnittstellenproblemen und schwieriger Nachweisführung für Behörden. Socialweb wirkt hier als Hebel: Die Lösung verschlankt Prozesse, vereinfacht Zusammenarbeit und erfüllt gleichzeitig alle gesetzlichen und fachlichen Rahmenbedingungen. Auch die Migration aus Altsoftware wurde in zahlreichen Schweizer Institutionen erfolgreich durchgeführt – mit vollständiger Datenübernahme und begleiteter Einführung.

Modular konfigurierbar


Jedes Modul (Journal, Aufgaben, Termine, Texte, Prozesse, Dateien, Pflege, Bewertungen, Anwesenheiten, Systeme, Kontakte, Planung, Zeiterfassung, Arbeitszeit, Kassabuch, Leistungen, Rechnungen, Dossiers, Interne Informationen, Nachrichten) ist einzeln lizenzier- und aktivierbar.

Unterstützte Implementierung


Praxisnahe Schulungen, Onboarding und begleitete Datenmigration – auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet.

Datenschutz - und -sicherheit


Hosting und Datenaufbewahrung auf Schweizer Servern; Einhaltung des revidierten Datenschutzgesetzes (nDSG), ISO 27001 zertifiziert.

30+ Schnittstellen

Möglichkeit für Datenübertragungen zu allen gängigen Buchhaltungssystemen und zu Behörden.

Rollenbasierte Berechtigungen

Ein umfangreiches Rollen- und Berechtigungssystem erlaubt fein abgestufte Rechte (z.B. Fallbearbeiter:in, Leitung, Qualitätsbeauftragte:r). Das Berechtigungskonzept wird gemeinsam erarbeitet und eingerichtet.

Sofort loslegen - für alle zugänglich

Um mit socialweb loszulegen, brauchen Sie lediglich einen gängigen Browser – es ist keine Installation notwendig.

Für wen ist die Software geeignet?

In der sozialen Arbeit in der Schweiz sind die Anspruchsgruppen vielfältig: Sie reichen von Wohngruppen über Heime und bis zu Fachstellen mit sehr individuellen Prozessen. Der Schutz sensibler Klient:innendaten nach neuem Datenschutzgesetz und die Kommunikation mit Behörden und weiteren Akteuren erfordern Lösungen mit professionellen Schnittstellen, nachvollziehbarem Reporting und klarer Rechteverwaltung.

Auch ambulante Dienste und NPOs benötigen flexible Systeme, die Veränderungen im Team und wachsende Dokumentationspflichten auffangen. Unsere Software wird in der Vielfalt dieser Settings tagtäglich eingesetzt, von der Fallführung über die Berichterstattung bis zur Ressourcenplanung. Unsere Kundschaft reicht von einzelnen Teams mit weniger als zehn Nutzer:innen bis zu nationalen Organisationen mit Hunderten von Mitarbeitenden.

Folgende Institutionen profitieren besonders von socialweb:


🏠 Institutionen in der Sozialpädagogik
Wohn- und Jugendheime, Eltern-Kind-Einrichtungen, Wohngruppen

 🏫 Einrichtungen in der Heilpädagogik
Sonderschulen, heilpädagogische Schulen, Tagesstrukturen und Therapiezentren

 👨‍👩‍👧 Familienbegleitung
Ambulante Begleitung und Unterstützung im Familienalltag

⚙️Arbeitsintegration und berufliche Förderung
Programme zur Integration, Berufsbildung und Wiedereingliederung

 💬 Gesundheits- und Sozialberatung
Beratung, Prävention und Unterstützung bei sozialen Themen

 🌍Asyl- und Migrationswesen
Begleitung und Betreuung im Asyl- und Migrationskontext

Unsere Module

Socialweb deckt alle Arbeitsbereiche ab, die in der Sozialen Arbeit für Qualität, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit entscheidend sind. Ein zentrales System erspart Teams, Leitung und externen Prüfer:innen viel Zeit und reduziert Fehler und Doppelspurigkeiten massiv .

Journalmodule

Journal

Journal

Enthaltende Funktionen:
  • Dokumentation des Verlaufs
  • Kategorisierte und thematische Filtermöglichkeiten
  • Kommentare zu Journaleinträgen
  • Teilen von interdisziplinären Inhalten
  • Schneller Zugriff auf relevante Informationen beim Verfassen von Berichten
  • Klassifizieren von besonders schützenswerten Einträgen

Modulbild Aufgaben

📋 Verwalten von Aufgaben für Klient:innen, Mitarbeitenden und Teams

📅 Tages- und Wochenansichten

🖨️ Drucken von Aufgabenlisten bzw. Aufgaben- und Terminlisten

📊 Aufgabenserien auswerten


🖊️Effiziente Verwaltung von Terminen für Klient:innen, Mitarbeitenden und Teams

📅 Tages-, Wochen- und Monatsansicht

🖨️ Drucken von Termin- und Aufgabenlisten

👥 Team- und Einzeltermin-Planung

📌 Integration mit Stundenplänen

🔔 Erinnerungsfunktionen für wichtige Termine

 

📝 Schreiben von Berichten, Protokollen und Formularen

📄 Erstellen von Vorlagen mit vordefinierten Abschnitten

🎨 Abbilden der Gestaltungsrichtlinien (CI-Design)

💬 Kommentieren von Texten nach Fertigstellung

🔄 Automatische Versionierung

📌 Sammeln von Traktanden für die Sitzungsvorbereitung

🔗 Abbilden von Prozess-Strukturen (Förderziele, Prozessübersicht, Checklisten)

✅ Checklisten an den wesentlichen Prozessetappen geben Sicherheit im Alltag und ermöglichen den Verantwortlichen Kontrolle auf einen Blick

📊 Auswerten von Variablen von mehreren Klient:innen

 

📂 Ablage von Dateien pro Dossier

🖊️ Bearbeitung der Dateien durch die Software selbst

🔍 Protokollierung von Bearbeitungen und Zugriffen

🔄 Automatische Versionierung

🔒 Klassifizieren von besonders schützenswerten Dateien

 

Module zur Datenpflege

📇 Bewirtschaften sämtlicher Kontakte
•    Klient:innen
•    Mitarbeitenden
•    Eltern / Angehörige
•    Zuweiser:innen, Fachpersonen
•    Lieferanten / Handwerker

📂 Bewirtschaftung von Stammdaten

📋 Listen mit Kontakt- und Stammdaten

📤 Export von Kontakt- und Stammdaten

📩 Generieren von Versandlisten

 

📅 Reservation von Tagesstruktur und Betrieben

📊 Kapazitätsplanung

✅ An- und Abwesenheiten erfassen

📜 Arbeitsrechtliche Massnahmen bescheinigen

👥 Verwaltung von Klient:innen und Mitarbeitenden (Eintritte, Austritte)

🏢 Zuordnung zu einer oder mehreren Organisationseinheiten

📆 Auswertung per Stichtag / Periode

 

🩺 Diagnosen, Verordnungen und Pflegemassnahmen hinterlegen

💊 Medikation erfassen und Abgabe dokumentieren

📝Pflegeformulare erfassen und dokumentieren

 

📞 Schnellzugriff auf relevante Kontakte

👨‍👩‍👧‍👦 Abbildung des Systems für Familie und Helfer:innen



⚙️ Kompetenzeinschätzungen und Verhaltensbeurteilungen selbst konfigurieren

📆 Wochen- und Monatsauswertungen zusammenstellen

📊 Resultate als anschauliche Grafik drucken

 

Erfassungsmodule

⏳ Erfassung der eigenen Arbeitszeit

👥 Mehrere Anstellungen pro Mitarbeiter/in

📅 Arbeitsplan wird in Zeiterfassung kopiert

📄 Auf Monatsblatt stehen alle relevanten Informationen

💰 Automatische Zulagenberechnung

🔗 Verknüpfung der Arbeitszeit mit Klient:innen oder Projekten

🧾 Erfassung der Spesen

🔄 Schnittstellen in die Lohnbuchhaltung

 

 

to do


💵 Ausgaben und Einnahmen der Gruppenkasse erfassen

🏠 Nebenkosten der Klient:innen budgetieren und verwalten

⚙️ Konten der Gruppenkasse konfigurieren und Budget hinterlegen

 

📝 Schreiben von Berichten, Protokollen und Formularen

📄 Erstellen von Vorlagen mit vordefinierten Abschnitten

🎨 Abbilden der Gestaltungsrichtlinien (CI-Design)

💬 Kommentieren von Texten nach Fertigstellung

🔄 Automatische Versionierung

📌 Sammeln von Traktanden für die Sitzungsvorbereitung

📊Leistungen und Tarife definieren

📝 Kostengutsprachen verwalten

 

📑 Rechnungsmasken spezifisch auf Klient:innen konfigurieren (Rechnungen an mehrere Empfänger.innen)

📆 Aufenthaltstage, Arbeitszeit, Nebenkosten und weitere Auslagen verrechnen

 

Planungsmodule

Journal

📅 Arbeitspläne erstellen

⚙️ Dienste von mehreren Tagen konfigurieren und mit 1 Klick planen

👥 Springer/innen auf mehreren Arbeitsplänen einplanen

🏷️ Arbeitsarten festlegen und hinterlegen

🧑‍💼 Eine oder mehrere Anstellungen pro Mitarbeiter/in konfigurieren inkl. Beschäftigungsgrad

📝 Monatssoll und Ferien werden automatisch berechnet

📊 Vorholzeit (Betriebsferien) wird automatisch errechnet

 

📋 Verwalten von Aufgaben für Klient:innen, Mitarbeitenden und Teams

📅 Tages- und Wochenansichten

🖨️ Drucken von Aufgabenlisten bzw. Aufgaben- und Terminlisten

📊 Aufgabenserien auswerten


🖊️Effiziente Verwaltung von Terminen für Klient:innen, Mitarbeitenden und Teams

📅 Tages-, Wochen- und Monatsansicht

🖨️ Drucken von Termin- und Aufgabenlisten

👥 Team- und Einzeltermin-Planung

📌 Integration mit Stundenplänen

🔔 Erinnerungsfunktionen für wichtige Termine

 

📝 Schreiben von Berichten, Protokollen und Formularen

📄 Erstellen von Vorlagen mit vordefinierten Abschnitten

🎨 Abbilden der Gestaltungsrichtlinien (CI-Design)

💬 Kommentieren von Texten nach Fertigstellung

🔄 Automatische Versionierung

📌 Sammeln von Traktanden für die Sitzungsvorbereitung

🔗 Abbilden von Prozess-Strukturen (Förderziele, Prozessübersicht, Checklisten)

✅ Checklisten an den wesentlichen Prozessetappen geben Sicherheit im Alltag und ermöglichen den Verantwortlichen Kontrolle auf einen Blick

📊 Auswerten von Variablen von mehreren Klient:innen

 

📂 Ablage von Dateien pro Dossier

🖊️ Bearbeitung der Dateien durch die Software selbst

🔍 Protokollierung von Bearbeitungen und Zugriffen

🔄 Automatische Versionierung

🔒 Klassifizieren von besonders schützenswerten Dateien

 

Schweizer Datenschutz & Compliance

Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG, ab 2023) stellt soziale Institutionen vor neue Anforderungen: Klient:innendaten, Falldokumentation, Protokolle und Exporte müssen revisionssicher und CH-zertifiziert sein. Unsere Lösung erfüllt diese Bedingungen umfassend – von der lokalen Datenhaltung über die revisionssichere Protokollierung bis zur Einrichtung individueller Zugriffsrechte. Unabhängige Audits sind vorweisbar:

  • Speicherung aller Daten ausschliesslich in zertifizierten Schweizer Rechenzentren
  • Revisionssichere Protokollierung jeder Änderung, Audittrail nach gesetzlichen Vorgaben
  • Rollensystem für differenzierte Zugriffsrechte und Mandantentrennung
  • Verschlüsselung nach ISO-27001 Norm bei Datentransfers und Backups
  • Vorbereitung und Support für nDSG-Audits, tägliche Sicherung, regelmässige Updates

Praxisbeispiele aus Schweizerischen Institutionen

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«Mit socialweb habe ich die Kosten im Griff: Wir konnten die Module zielgerichtet für unsere Bedürfnisse zusammenstellen.»

Michael Gross

Geschäftsleiter Trial Interventionen Thun

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«Mit socialweb gelingt es uns sehr gut, einen klaren Überblick über die Zielsetzungen, die Zielerreichung und über den Verlauf in der Klientenarbeit zu erhalten. Ich kann genaue statistische Daten aus dem System generieren.»

Karin Hoffmann

Geschäftsleiterin, Wohnenbern

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«Mit socialweb haben wir ein übersichtliches und anwenderfreundliches Arbeitsinstrument, welches uns gruppen- und bereichsübergreifend raschen Zugriff auf Informationen und Dokumente ermöglicht.»

Stephan Oberli

Gesamtleiter, Discherheim Solothurn

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«Bei der Einführung haben es die Projektleitenden sehr gut verstanden, den Aufbau der Software nachvollziehbar zu erklären. Die Zeitplanung war realistisch, alle Module wurden wie geplant in Betrieb genommen.»

Claudia Wechsler

Geschäftsleiterin AHBasel

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«Ich kenne mehrere Lösungen im sozialen Bereich, und socialweb ist die benutzerfreundlichste von allen.»

Stephan Sieber

Gesamtleitung Kinder- und Jugendinstitutionen Basel

 

Häufige Fragen (FAQ)

Wie gelingt die Einführung in laufende Prozesse?

Wir analysieren gemeinsam Ihre Arbeitsabläufe, ihre Datenbestände und ihr Fachkonzept, wir organisieren die Datenübernahme und führen Ihr Team stufenweise in die Nutzung ein. Migration und Onboarding erfolgen mit validierten Testläufen und begleitetem Support.

Was ist das Spezielle am Schweizer Datenschutz?

Das neue Datenschutzgesetz (nDsgv) verlangt die klare Trennung sensibler und administrativer Daten, nachvollziehbare Protokollierung und revisionssichere Speicherung. Unsere Lösung ist darauf ausgerichtet und gibt bei kantonalen, kommunalen und nationalen Prüfungen Sicherheit.

Eignet sich die Software für verschiedene Institutionstypen?

Socialweb ist modular, von kleinen Teams bis zu grossen Trägern einsetzbar. Funktionen und Rechte werden adaptiv nach Bedarf konfiguriert.

Wie werden bestehende Schnittstellen/Tools eingebunden?

Die Anbindung erfolgt per Standard-API oder individuellen Exports. Outlook, DMS, Projektsteuerung, Abacus und weitere Systeme lassen sich direkt synchronisieren. Externe Prüfer:innen können bei Bedarf temporär Zugriff erhalten.

Wie ist der Support organisiert?

Sie erhalten telefonische und digitale Unterstützung durch das Schweizer Support-Team. Wir bieten Schulung vor Ort, regelmässige Webinare und SLA-Verträge.

Porträt Xenia Moix

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Xenia Moix
Projektleiterin Socialweb

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