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Processus de commande modernisé : login remplace l'ancienne application

Combien d’apprentis faudra-t-il pour la prochaine année d’apprentissage ? Dans quel métier, sur quel site et dans quelle entreprise formatrice ? Pour login Berufsbildung AG, cette planification est essentielle. En collaboration avec GLAUX GROUP, login a mis en place Order2Cash (O2C), une application sur mesure basée sur evidence, qui permet de gérer le processus de recrutement des apprentis pour les entreprises partenaires de manière structurée, transparente et en s'appuyant sur des flux de travail.

login Formation professionnelle SA est le partenaire de formation pour les métiers du secteur de la mobilité. Pour les CFF, la BLS, les Chemins de fer rhétiques et plus de 80 autres entreprises du secteur de la mobilité et des secteurs connexes, login organise le recrutement, la formation et l’encadrement des apprentis dans toute la Suisse – de la sélection des candidat·e·s approprié·e·s à la planification des stages de formation, en passant par l’accompagnement tout au long de l’apprentissage. Plus de 2 100 apprentis se préparent chez login, dans le cadre de plus de 35 formations professionnelles, à l’obtention de leur diplôme reconnu au niveau fédéral.

«Nos entreprises partenaires doivent pouvoir planifier le nombre d’apprentis dont elles ont besoin, dans quelle profession et sur quel site. Pour que cela fonctionne, nous avons besoin de processus fiables et de données précises. C’est exactement ce que nous voulions résoudre avec O2C», explique Alain Zimmermann, chef de produit Informatique et métiers individuels chez login.

Le défi : planifier les besoins en places d'apprentissage de manière centralisée et transparente

Avec l’introduction d’O2C, login a remplacé l’ancien système « logIT », qui couvrait à la fois la gestion des données des apprentis et celle des commandes des clients. Le nouveau concept prévoit une séparation claire. Alors qu’O2C prendra désormais en charge l’ensemble du processus de commande – de la commande (Order) à la facturation (Cash) –, les données des apprentis seront désormais gérées dans SuccessFactors.

Le processus de commande en lui-même est complexe : différentes entreprises formatrices communiquent leurs besoins pour les prochaines années d’apprentissage, en distinguant les différents métiers, les sites, le nombre d’apprentis et les modules requis. Dans l’ancien système, cela posait des problèmes concrets. Les processus basés sur des workflows faisaient largement défaut. Il n’y avait pas de transparence de bout en bout sur le statut actuel d’une commande et les changements de statut devaient être communiqués par e-mail.

Les accords et les ressources ne pouvaient pas être enregistrés directement dans l’outil lui-même.
Les champs de texte libre de l’ancien outil étaient largement utilisés, ce qui compliquait l’analyse des données.
Les rapports n’étaient disponibles que de manière limitée et n’étaient accessibles qu’à un petit nombre de personnes.

Il était également important pour login que les commandes soient visibles en fonction des rôles : les entreprises formatrices ne doivent voir que leurs propres commandes et les informations pertinentes pour le processus. En interne, login a besoin d’un outil d’administration pour vérifier les commandes, modifier les données, générer des analyses et faire avancer le processus. Une interface avec SAP est par ailleurs nécessaire pour la facturation.

La solution : un portail de commande et un outil d'administration avec un flux de travail contrôlé

Sur la base de la plateforme d’applications evidence, le GLAUX GROUP a mis en place une application O2C sur mesure dotée de deux interfaces utilisateur.

Dans le portail de commande, les entreprises partenaires saisissent leurs besoins en apprentis par métier et par place d’apprentissage. La visibilité est gérée en fonction des rôles et des autorisations : une entreprise ne voit que ses propres commandes et uniquement les informations pertinentes pour l’étape actuelle du processus. De plus, les demandeurs peuvent indiquer, pour chaque métier, les besoins prévisionnels pour les cinq prochaines années – une base importante pour la planification à moyen terme des places d’apprentissage chez login.

Un processus basé sur des workflows guide les commandes étape par étape à travers les différentes phases. Les commandes peuvent être acceptées, renvoyées pour clarification ou refusées. Toutes les modifications sont archivées et peuvent être retracées à tout moment. Des règles de suppléance garantissent que les absences ne bloquent pas le processus.

L’outil d’administration aide login à gérer son portefeuille de produits. Les collaborateurs gèrent les données centrales telles que les métiers, les modules et les prix, procèdent à des ajustements et établissent des analyses.

Processus de commande basé sur un workflow entre login et les entreprises partenaires

Visibilité en fonction des rôles pour différents groupes d'utilisateurs

Portail de commande pour les entreprises partenaires et outil d'administration pour login

Interface SAP pour la facturation

Archivage des documents relatifs aux accords et aux ressources directement dans l'outil

Analyses et rapports prédéfinis et personnalisables

Pourquoi evidence est-il la solution idéale ?

evidence convenait particulièrement bien à O2C, car la plateforme prend en charge des concepts flexibles de rôles et de visibilité, des workflows structurés et une gestion sécurisée des données. « Nous avons des groupes d’utilisateurs très variés, allant des entreprises partenaires aux équipes internes telles que la gestion des produits ou les finances. Chaque groupe ne doit voir que ce qui le concerne. Cela semble aller de soi, mais c’est techniquement complexe à mettre en œuvre. evidence a rendu cela possible », explique Alain Zimmermann.

De plus, evidence offre la flexibilité nécessaire pour modéliser individuellement les processus métier et les faire évoluer en continu. C’est important pour login, car les intitulés de poste, les structures de formation, les modules et les exigences internes changent au fil du temps.

Résultat : plus de transparence, une meilleure qualité des données, moins d’efforts

Avec O2C, login dispose d’une application centrale pour l’ensemble du processus de commande. Le principal avantage réside dans le déroulement basé sur des workflows : les utilisatrices et utilisateurs sont guidés de manière ciblée tout au long du processus, et le statut de chaque commande est visible à tout moment. Les actions possibles dépendent du rôle, du statut et de l’étape du processus, ce qui réduit les erreurs et garantit que les commandes sont traitées de manière complète et correcte.

Concrètement, les avantages se manifestent dans les domaines suivants :

La qualité des données s'est nettement améliorée : les incohérences, les doublons et les enregistrements obsolètes appartiennent désormais au passé.
De nombreuses étapes du processus sont désormais automatisées : les interventions manuelles, les échanges par e-mail et le filtrage fastidieux des informations issues des champs de texte libre ont été largement supprimés.
Les interlocuteurs, les régions compétentes et les centres de formation sont enregistrés une seule fois et sont ensuite disponibles partout.
Les rapports peuvent être générés de manière autonome par différents collaborateurs.

Les entreprises partenaires ont accueilli favorablement ce nouvel outil : « Nous avons reçu de très nombreux retours positifs de la part de nos clients concernant l’utilisation de l’outil et l’étendue de ses fonctionnalités », déclare Alain Zimmermann.
La force de la solution se révèle également dans son utilisation quotidienne : les masques, les exportations et les autorisations peuvent être affinés en permanence afin que l’application s’adapte encore mieux au quotidien de login.

Une collaboration d’égal à égal

La collaboration entre login et le GLAUX GROUP s’inscrit dans la durée. Le projet initial sera suivi de mises à jour régulières ainsi que de petites adaptations et modifications. L’application sera perfectionnée là où, au quotidien, on constate qu’elle apporte la plus grande valeur ajoutée.
Alain Zimmermann décrit ainsi cette collaboration : « Avec le GLAUX GROUP, nous travaillons vraiment d’égal à égal. Ce qui est particulièrement important pour moi, c’est que la communication soit directe et simple. Si quelque chose n’est pas clair, on trouve rapidement une solution – sans trop d’efforts. J’apprécie beaucoup cela. »