Modernisierter Bestellprozess: login ersetzt die bisherige Applikation

Die Herausforderung: Lehrplatzbedarf zentral und nachvollziehbar planen

Mit der Einführung von O2C löste login das bisherige System «logIT» ab, das sowohl die Verwaltung der Lernendendaten als auch der Kundenbestellungen abdeckte. Das neue Konzept sieht eine klare Trennung vor. Während O2C künftig den gesamten Bestellprozess – von der Bestellung (Order) bis zur Verrechnung (Cash) – übernimmt, werden Lernendendaten neu in SuccessFactors verwaltet.

Der Bestellprozess selbst ist anspruchsvoll: Unterschiedliche Lehrbetriebe melden ihren Bedarf für die kommenden Lehrjahre, wobei sie zwischen verschiedenen Berufen, Standorten, der Anzahl der Lernenden und den benötigten Modulen unterscheiden. Im bisherigen System führte das zu konkreten Problemen. Workflow-gestützte Abläufe fehlten weitgehend. Es gab keine durchgängige Transparenz über den aktuellen Status einer Bestellung und Statusänderungen mussten per E-Mail kommuniziert werden.

• Vereinbarungen und Hilfsmittel konnten nicht direkt im Tool selbst abgelegt werden.

• Die Freitextfelder im alten Tool wurden intensiv genutzt, was das Auswerten der Daten erschwerte.

• Reports waren nur eingeschränkt verfügbar und nur wenigen Personen zugänglich.

Wichtig war login ausserdem, dass Bestellungen rollenbasiert sichtbar sind: Lehrbetriebe sollen nur eigene Bestellungen und prozessrelevante Informationen sehen. Intern braucht login ein Admin-Tool, um Bestellungen zu prüfen, Daten anzupassen, Auswertungen zu erstellen und den Prozess weiterzuführen. Für die Verrechnung ist zudem eine Schnittstelle zu SAP erforderlich.

Die Lösung: Bestellportal und Admin-Tool mit gesteuertem Workflow

Auf Basis der evidence-Applikationsplattform realisierte die GLAUX GROUP eine massgeschneiderte O2C-Anwendung mit zwei Frontends.

Im Bestellportal erfassen die Partnerfirmen ihren Bedarf an Lernenden nach Beruf und Lehrplatz. Die Sichtbarkeit ist rollen- und berechtigungsgesteuert: Ein Unternehmen sieht nur die eigenen Bestellungen und jeweils nur die Informationen, die für den aktuellen Prozessschritt relevant sind. Ergänzend können Besteller:innen für jeden Beruf den erwarteten Bedarf der nächsten fünf Jahre angeben – eine wichtige Grundlage für die mittelfristige Lehrplatzplanung bei login.

Ein workflowgestützter Prozess führt die Bestellungen Schritt für Schritt durch die verschiedenen Stufen. Bestellungen können akzeptiert, zur Klärung zurückgegeben oder abgelehnt werden. Alle Änderungen werden historisiert und sind jederzeit nachvollziehbar. Stellvertretungsregelungen stellen sicher, dass Abwesenheiten den Prozess nicht blockieren.

Das Admin-Tool unterstützt login bei der Bewirtschaftung des Produktportfolios. Mitarbeitende verwalten zentrale Daten wie Berufe, Module und Preise, nehmen Anpassungen vor und erstellen Auswertungen.

Zentrale Funktionen der Anwendung

Warum evidence als Basis passt

Für O2C eignete sich evidence besonders gut, weil die Plattform flexible Rollen- und Sichtbarkeitskonzepte, strukturierte Workflows und eine sichere Datenverwaltung unterstützt. «Wir haben sehr unterschiedliche Nutzergruppen - von den Partnerfirmen bis zu internen Teams wie Produktmanagement oder Finanzen. Jede Gruppe soll nur das sehen, was für sie relevant ist. Das klingt selbstverständlich, ist aber technisch anspruchsvoll umzusetzen. evidence hat das ermöglicht», erklärt Alain Zimmermann.

Zudem bietet evidence die nötige Flexibilität, um Fachprozesse individuell abzubilden und laufend weiterzuentwickeln. Das ist für login wichtig, weil sich Berufsbezeichnungen, Lehrplatzstrukturen, Module und interne Anforderungen über die Zeit verändern.

Das Ergebnis: Mehr Transparenz, bessere Datenqualität, weniger Aufwand

Mit O2C verfügt login über eine zentrale Anwendung für den gesamten Bestellprozess. Der grösste Nutzen liegt im workflowgestützten Ablauf: Nutzerinnen und Nutzer werden gezielt durch den Prozess geführt, und der Status jeder Bestellung ist jederzeit sichtbar. Welche Aktionen möglich sind, hängt von Rolle, Status und Prozessschritt ab - das reduziert Fehler und stellt sicher, dass Bestellungen vollständig und korrekt bearbeitet werden.

Konkret zeigt sich der Nutzen in diesen Bereichen:

• Die Datenqualität hat sich deutlich verbessert: Inkonsistenzen, Doppeleinträge und veraltete Datensätze gehören der Vergangenheit an.

• Viele Prozessschritte laufen automatisiert ab – manuelle Eingriffe, E-Mail-Kommunikation und das aufwändige Herausfiltern von Informationen aus Freitextfeldern sind weitgehend entfallen.

• Ansprechpersonen, zuständige Regionen und Bildungszentren werden einmalig erfasst und stehen danach überall zur Verfügung.

• Reports können von verschiedenen Mitarbeitenden selbständig erstellt werden.

Die Partnerfirmen haben das neue Tool positiv aufgenommen: «Von unseren Bestellerinnen und Bestellern haben wir sehr viele positive Rückmeldungen zu Toolnutzung und Funktionsumfang erhalten», sagt Alain Zimmermann.
Auch im laufenden Betrieb zeigt sich die Stärke der Lösung: Masken, Exporte und Berechtigungen können laufend verfeinert werden, damit die Anwendung noch besser zum Arbeitsalltag von login passt.

Zusammenarbeit auf Augenhöhe

Die Zusammenarbeit zwischen login und der GLAUX GROUP ist langfristig angelegt. Nach dem Initialprojekt folgen regelmässige Releases sowie kleinere Anpassungen und Changes. Die Anwendung wird dort weiterentwickelt, wo sich im Alltag zeigt, was den grössten Mehrwert bringt.
Alain Zimmermann beschreibt die Zusammenarbeit so: «Mit der GLAUX GROUP arbeiten wir wirklich auf Augenhöhe. Was mir besonders wichtig ist: Die Kommunikation ist direkt und unkompliziert. Wenn etwas unklar ist, findet man schnell eine Lösung – ohne grossen Aufwand. Das schätze ich sehr».