« Les gens aiment travailler avec le logiciel »
Les préfectures du canton de Berne sont uniques en Suisse : leur domaine d'activité comprend plus de 40 cas de figure, des situations extraordinaires à la protection civile, et une solution logicielle doit les soutenir tous. Peu avant la pandémie de Corona, ils ont introduit evidence et ont ainsi connu une poussée de numérisation.
« Les préfets doivent désigner 1200 places d'hébergement pour les requérants d'asile et les personnes protégées dans le canton de Berne. Ou : les préfets compétents ont décidé de lever immédiatement les interdictions de faire du feu en forêt et à proximité de la forêt dans le Jura bernois et en Haute-Argovie (au nord de l'autoroute A1). C'est ce que disent deux communiqués de presse sur le site web du canton de Berne.
En Suisse, presque toutes les préfectures ont été supprimées ces dernières années. Ce n'est pas le cas dans le canton de Berne, où ces autorités administratives ont été renforcées et se sont vu confier davantage de tâches. « Nous apportons par exemple notre soutien en cas de crises telles que pandémies ou catastrophes naturelles, ainsi que pour les questions d'asile et de migration, deux thèmes de plus en plus importants », explique Kurt von Känel, directeur du bureau des dix préfectures du canton de Berne. Il dirige le bureau depuis plus de 12 ans et officie avec son équipe dans l'ancien bâtiment de la direction de Selve AG.
Inauguré en 1947, il trône dans le quartier de Selve, au bord de l'Aar. Il y a quelques années, le bâtiment a été rénové dans les règles de l'art. Le hall d'entrée, haut comme une maison et s'étendant sur deux étages, est particulièrement impressionnant, car il a déjà accueilli des représentations théâtrales. Lors de notre visite, un mariage a lieu dans le bâtiment avec beaucoup de marbre et de laiton. « Le même bâtiment abrite également le centre d'identification et le bureau d'état civil de Thoune, c'est pourquoi il y a toujours de l'activité », nous explique Kurt von Känel.
40 types d'affaires avec des formulaires et des modèles
Les préfets sont le lien entre le canton de Berne et les communes. Ils représentent le Conseil-exécutif dans l'arrondissement administratif et défendent les intérêts des communes et de la population auprès du canton. Ils assument en outre des tâches légales dans le domaine de l'administration et de la justice administrative. Ainsi, ils sont l'autorité de surveillance, l'instance de recours, ils délivrent les autorisations les plus diverses, ils évaluent les demandes de permis de construire, ils traitent les cas de succession, ils coordonnent en cas de catastrophes et de situations extraordinaires et ils assurent la médiation en cas de violence domestique. « Nous avons à traiter des affaires de masse, des affaires individuelles et des affaires opérationnelles quotidiennes. Au total, notre palette de tâches comprend environ 40 types d'affaires avec des modèles et des formulaires », résume Kurt von Känel.
10 arrondissements administratifs
1'051'437 habitants:intérieur
20'000 affaires par an
Tenir compte des différences culturelles
Les dix préfectures accomplissaient toutes leurs tâches avec une application spécialisée obsolète et plutôt coûteuse. « L'application spécialisée existante ne pouvait pas répondre aux exigences de la numérisation future. Nous avons donc décidé de nous procurer une application métier adaptée. Nous recherchions un logiciel qui tienne compte de nos multiples tâches et qui soit parfaitement adapté à nos besoins. Une solution toute faite n'était pas adaptée et manquait de flexibilité. De plus, chez nous, tout est bilingue, c'est-à-dire en allemand et en français », explique Kurt von Känel.
Les territoires des dix préfectures s'étendent du Jura à l'Oberland bernois et du Seeland à la Haute-Argovie. « Il y a différentes cultures qui se rencontrent et nous devions les reconnaître et les aborder dans les exigences du logiciel. Les chefs de projet de notre côté et de celui de GLAUX y sont bien parvenus. Les membres des équipes de projet avaient beaucoup d'expérience et les compétences sociales nécessaires, ce qui nous a permis d'introduire le logiciel avec succès », résume Kurt von Känel.
Mais aussi beau que cela puisse paraître, tout ne s'est pas déroulé sans problème au début. « Nous avons sous-estimé la charge de travail. Nous n'aurions jamais pensé que nous aurions besoin d'autant de ressources pour introduire le logiciel et nous n'en avons donc pas demandé assez », explique Kurt von Känel. De nombreux projets de logiciels révèlent un phénomène similaire, qui s'est également manifesté ici.
« Une fois que les techniciens et les utilisateurs se sont trouvés, la coopération s'est déroulée de manière constructive, dans un esprit de respect mutuel, et a abouti à un succès ciblé ».
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