Effiziente Fallführung in der Gesundheitsdirektion Zürich

«Die Migration verlief sehr gut», stellt Markus Mösch, IT Leiter bei der GDZH fest. «Die Abwicklung seitens Glaux Soft war effizient und kompetent und trotzdem sehr unkompliziert. Ich schätzte insbesondere, dass die Leute bei Glaux Soft immer freundlich und erreichbar waren. So macht es Spass zu arbeiten. Auch nach der Migration und dem Projektende wird man von Glaux Soft nicht im Stich gelassen. Man wird als Kunde ernst genommen.»

Verkürzte Prozesse ‒ mehr Effizienz

Das neue Fallführungssystem besteht aus Dossierführung, Dokumenten Management und Schrift-gut Automatisierung. Früher mussten Briefe geschrieben und via Explorer in einem Sachregister abgelegt werden. evidence eDoc verkürzt diesen Prozess durch das automatische Erstellen von Dokumenten direkt aus dem System. Damit sind sämtliche Dokumente von Anfang an im richtigen Dossier abgelegt. So können auch mehrere Personen gleichzeitig am selben Dossier arbeiten, ohne dass dieses «zerpflückt» werden muss, wie das beim Papierdossier typischerweise der Fall ist. Für Registratur und Posteingang entsteht ein Mehraufwand für die Bearbeitung der Dokumente, für das Scanning und das Anbringen des Barcodes. Dieser Aufwand wird aber durch die Zeitersparnis für die Sachbearbeiter:innen mehr als wett gemacht. «Dass die kompletten Dos-siers elektronisch verfügbar und sofort abrufbar sind, wird von den Mitarbeitenden sehr geschätzt», erklärt Markus Mösch. 

Um die Akzeptanz und das Verständnis für das neue System bei den Benutzern sicher zu stellen, wurden stu-fengerechte Schulungen durchgeführt. Markus Mösch vergleicht das Ganze mit dem Kreiselfahren: «Wenn man bisher keine Kreisel kannte, muss man das Fahren im Kreisverkehr erst lernen. Hat man es aber einmal begriffen, geht alles viel flüssiger und einfacher. Genauso verhält es sich mit evidence. Ich höre viel Positives aus den Abteilungen. Zum Beispiel, dass das neue System schneller und effizienter und die Brieferstellung wesentlich vereinfacht worden ist.»

Strategische Vorgaben erfüllt

«Die strategisch wichtigen Ziele sind erfüllt», erklärt Markus Mösch. «Die ganze Datenschutzproblematik konnte mit der benutzergesteuerten Berechtigung abgedeckt werden. Ohne Kniffs und Tricks.» Der engagierte IT Leiter schliesst mit den folgenden Worten: «evidence ist in der GDZH eine strategische Kernapplikation, da sie über die gesamte Organisation hinweg geht. Deshalb ist es sehr wichtig, vor Beginn des eigentlichen Pro-jektes die Prozesse zu definieren, zu wissen wohin man will. Auch der Einbezug von Schlüsselpersonen in die Projektschritte und die stufengerechte Schulung betrachte ich als wichtig: Nur wer weiss, wie man ein System korrekt bedient, kann auch den Nutzen daraus ziehen. Diese Punkte in einem Projekt zu berücksichtigen, kann ich jedem Projektverantwortlichen nur empfehlen.»

Die Gesundheitsdirektion des Kantons Zürich sorgt für eine qualitativ hochstehende, gut zugängliche und effiziente Gesundheitsversorgung der Bevölkerung. Sie ist dem Erhalt, der Förderung und der Wiederherstellung der Gesundheit in einem wettbewerbsfähigen und leistungsorientierten Versorgungssystem verpflichtet. Sie orientiert sich an Qualität, Transparenz und Wirtschaftlichkeit. Daneben erfüllt sie Aufsichtsaufgaben und erteilt Bewilligungen in ihrem Zuständigkeitsbereich.