Virtuelles Requirements Engineering: Unterschiede zu Workshops vor Ort

Virtuelles Requirements Engineering: Unterschiede zu Workshops vor Ort

Mit welchen Herausforderungen werden nun Teams konfrontiert, wenn sie sich von Anfang an nur virtuell kennen und gemeinsam an einer neuen Softwarelösung arbeiten?

Spätestens mit dem ersten Lockdown zu Beginn der Covid-Pandemie waren Projektteams dazu gezwungen, ihre Arbeit ausschliesslich online zu verrichten und zu koordinieren. Während die Zusammenarbeit zwischen Glaux Soft und den Kunden bereits vorher vielfach virtuell verlief, gab es dennoch ein persönliches Kick-off-Meeting und vereinzelt Workshops, in denen sich die Beteiligten gegenüber sassen. Mit welchen Herausforderungen werden nun Teams – Glaux Soft und Kundenmitarbeitende – konfrontiert, wenn sie sich von Anfang an nur virtuell kennen und gemeinsam an einer neuen Softwarelösung arbeiten?

Jris Schneiter, Projektleiterin und Requirements Engineer bei Glaux Soft, ist dieser Frage in ihrer Abschlussarbeit des CAS Digitalisierung in der Arbeitswelt – Psychologische Perspektiven der Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW nachgegangen. Sie hat analysiert, welche drei Faktoren die Glaux Soft in virtuellen Requirements Engineering Workshops mit neuen Kunden positiv beeinflussen können. Sowohl Mitarbeitende von Glaux Soft als auch deren Projektkunden nahmen an Jris Schneiters Studie teil und äusserten sich in Interviews respektive einer Umfrage zum Thema. Mit ihren Fragen hat Schneiter auf die Unterschiede zwischen Online Workshops und solchen vor Ort bei den Kunden abgezielt, um herauszufinden, welche Faktoren besonders ins Auge gefasst werden müssen, um die virtuelle Teamarbeit zu fördern.

Um die Antworten zu ordnen, hat Schneiter das Mensch-Technik-Organisation-Modell von Strohm und Ulich (1997) beigezogen. Mensch, Technik und Organisation – Mitarbeitende und Motivation, Werkzeuge und Technologien, Management und Prozesse – gelten als voneinander abhängig und wirken zusammen auf die gemeinsam zu erfüllende Aufgabe. Das Modell kann als soziotechnisches Analyse-, Bewertungs- und Gestaltungskonzept betrachtet werden. Das bedeutet für Schneiters Studie, dass die befragten Glaux Soft Mitarbeitenden mitgeholfen haben, die Unterschiede zu kategorisieren.

Welche Unterschiede von Online Requirements Engineering Workshops zu solchen vor Ort ergibt die Analyse?

Am meisten Unterschiede sehen die Befragten im Bereich Technik, gefolgt von der Organisation und, mit kleinem Abstand, dem Menschen. Die Unterschiede in Sachen Technik betreffen Themen wie zum Beispiel IT-Sicherheit, mangelndes technisches Wissen, fehlende Infrastruktur oder der schwierige Einbezug aller Teilnehmenden eines Workshops. Organisatorisch sind es fehlendes Vertrauen in die Teilnehmenden, wenig Flexibilität, ein zu schneller Projektstart oder höheres Ablenkungspotenzial während des Workshops. Und die Unterschiede im Bereich Mensch zeigen sich etwa beim fehlenden Onboarding, dem schwierigeren Aufbau einer gemeinsamen Kultur oder dem fehlenden «Wir-Gefühl».

Die Interviewteilnehmenden durften die von ihnen genannten Unterschiede schliesslich in positive und negative unterteilen, wobei sie jeweils die drei relevantesten Unterschiede nannten, unabhängig von der Kategorie. Bei dieser Unterteilung wurden der Technik mit Abstand die meisten negativen Unterschiede zugeordnet, gefolgt von der Organisation. Bei den positiven zeigt sich das umgekehrte Bild. Im Bereich des Menschen wurden die meisten positiven Unterschiede genannt, gefolgt von der Organisation.

Mit den Unterschieden ist es jedoch noch nicht getan. Welche drei Faktoren die virtuelle Zusammenarbeit bei Requirements Engineering Workshops fördern, finden Sie im nächsten Beitrag zu Jris Schneiters Studie heraus.

Virtuelles Requirements Engineer - Welche Faktoren beeinflussen Online Workshops positiv?

 

Welche Faktoren beeinflussen Online Workshops positiv?

Kunden und Glaux Soft Mitarbeitende sind einer Meinung: Requirements Engineering Workshops vor Ort sind effizienter und effektiver als Online Workshops. Trotzdem müssen Bedingungen möglich sein, um die virtuelle Projektarbeit zu fördern. Nicht zuletzt dann, wenn Projektmitarbeitende auf Kunden- und Lieferantenseite sich von Beginn weg nicht persönlich treffen können – sei es auf Grund einer Pandemie oder lediglich zu grosser räumlicher Distanz.

In den Interviews mit Glaux Soft Mitarbeitenden und der schriftlichen Befragung von Kunden hat Jris Schneiter nicht nur auf Unterschiede zwischen virtuellen Workshops und jenen vor Ort abgezielt, sondern sie wollte auch wissen, welche Faktoren für eine gelungene virtuelle Zusammenarbeit am Erfolg versprechendsten sind. Hier sind die drei wichtigsten Faktoren:

1. Funktionierende Technik

Die technische Infrastruktur soll nicht bloss vorhanden sein und funktionieren – offenbar keine Selbstverständlichkeit –, sondern die Workshopteilnehmenden müssen diese ebenso kennen und bedienen können. Die üblichen Kommunikations- und Koordinationsschwierigkeiten verstärken sich auf Grund des räumlichen, zeitlichen und organisatorischen Settings im virtuellen Raum und bedürfen deshalb besonderer Beachtung. Die Technik bildet also das Fundament, auf dem ein erfolgreicher virtueller Workshop stattfinden kann. Sie soll Medium sein, nicht Störgeräusch.

2. Investition in Onboarding und Projektkultur

Wird der virtuelle Projektstart versäumt oder werden die Beteiligten nicht genügend an Bord geholt (Stichwort: Onboarding), werden die darauf folgenden, virtuellen Workshops darunter leiden. Auch wenn der organisatorische Aufwand für den virtuellen Start grösser ausfallen mag, lohnt sich diese Investition: Die gemeinsame Projektkultur und die Bildung des Teams mit Rollen, Aufgaben und einem Ziel stellen ebenso Eckpfeiler einer virtuellen Zusammenarbeit dar wie Workshops vor Ort. Wie Schneiter in ihrer Studie anmerkt, handelt es sich hier um kommunikationsintensive Aufgaben, die virtuell bewältigt werden müssen. Umso wichtiger ist, dass die Projektmitglieder bereit sind, den zusätzlichen Organisationsaufwand mitzutragen.

3. Organisiertes Vertrauen

Fehlen Möglichkeiten, zwischen Tür und Angel oder beim Pausenkaffee Absprachen unter Projektmitgliedern zu treffen, braucht es eine starke Organisation. Die virtuelle Zusammenarbeit während Workshops erfordert, dass Strukturen, Prozesse, Ziele und Vorgehensweisen klar definiert sind und von allen Beteiligten eingehalten werden. Vertrauen spielt hier laut den Studienergebnissen eine zentrale Rolle: Mangelndes Vertrauen unter den Beteiligten oder, umgekehrt, das von der Führung entgegengebrachte Misstrauen sind einer guten virtuellen Zusammenarbeit ebenso, wenn nicht stärker abträglich als bei einer Vor-Ort-Zusammenarbeit. Den virtuellen Projektteams fehlt eine persönlich gewachsene Vertrauensbasis. Virtuell muss sie gezielter aufgebaut und gepflegt werden. Vertrauen stärkt die Beziehungen unter den Projektbeteiligten und erlaubt es ihnen davon auszugehen, dass alle anderen genauso ihre Beiträge für eine effektive und effiziente Workshopdurchführung und Anforderungsklärung leisten.

Die technischen, menschlichen und organisatorischen Einflussfaktoren versprechen an sich zwar keine Effizienz und Effektivität für Requirements Engineering Workshops von ausschliesslich virtuellen Projektteams. Aber sie bilden eine notwendige Basis, mit der sich eine stärkere Auseinandersetzung und Kommunikation darüber auszahlt.

Möchten Sie mehr über die Thematik erfahren, dann kontaktieren Sie Jris Schneiter direkt.

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