Effiziente Fallführung in der Gesundheitsdirektion Zürich

«Die Migration verlief sehr gut», stellt Markus Mösch, damaliger Leiter IT und heutiger Leiter „Applikationen & Business Support“ im Generalsekretariat der Gesundheitsdirektion Zürich, fest. «Die Abwicklung seitens GLAUX GROUP war effizient, kompetent und dennoch unkompliziert. Ich schätzte besonders, dass die Mitarbeitenden der GLAUX GROUP stets freundlich und erreichbar waren. So macht die Zusammenarbeit Freude. Auch nach der Migration und dem Projektabschluss wird man von der GLAUX GROUP nicht im Stich gelassen. Man wird als Kunde ernst genommen.»

Verbesserte Prozesse und Effizienzsteigerung

Das neue Fallführungssystem umfasst Dossierführung, Dokumentenmanagement und Schriftgutautomatisierung. Früher mussten Briefe manuell erstellt und über den Explorer in einem Sachregister abgelegt werden. Mit evidence eDoc wird dieser Prozess durch die automatische Erstellung von Dokumenten direkt aus dem System verkürzt. Alle Dokumente sind von Anfang an im richtigen Dossier abgelegt, wodurch mehrere Personen gleichzeitig am selben Dossier arbeiten können, ohne dass es zu Unübersichtlichkeiten kommt, wie es bei Papierdossiers oft der Fall ist. Zwar entsteht für die Registratur und den Posteingang ein Mehraufwand durch das Scannen und Anbringen von Barcodes, doch dieser wird durch die Zeitersparnis für die Sachbearbeiter:innen mehr als ausgeglichen. «Dass die kompletten Dossiers elektronisch verfügbar und sofort abrufbar sind, wird von den Mitarbeitenden sehr geschätzt», erklärt Markus Mösch.

Um die Akzeptanz und das Verständnis für das neue System bei den Benutzer:innen sicherzustellen, wurden stufengerechte Schulungen durchgeführt. Markus Mösch vergleicht den Lernprozess mit dem Fahren im Kreisverkehr: «Wenn man bisher keine Kreisel kannte, muss man das Fahren im Kreisverkehr erst lernen. Hat man es aber einmal begriffen, geht alles viel flüssiger und einfacher. Genauso verhält es sich mit evidence. Ich höre viel Positives aus den Abteilungen, beispielsweise dass das neue System schneller und effizienter ist und die Brieferstellung wesentlich vereinfacht wurde.»

«Die strategisch wichtigen Ziele sind erfüllt», erklärt Markus Mösch. «Die gesamte Datenschutzproblematik konnte mit der benutzergesteuerten Berechtigung abgedeckt werden – ohne Tricks und Kniffe.» Er schliesst mit den Worten: «evidence ist in der GDZH eine strategische Kernapplikation, da sie über die gesamte Organisation hinweg eingesetzt wird. Deshalb ist es sehr wichtig, vor Beginn des eigentlichen Projekts die Prozesse zu definieren und zu wissen, wohin man will. Auch der Einbezug von Schlüsselpersonen in die Projektschritte und die stufengerechte Schulung betrachte ich als essenziell: Nur wer weiss, wie man ein System korrekt bedient, kann auch den Nutzen daraus ziehen. Diese Punkte in einem Projekt zu berücksichtigen, kann ich jedem Projektverantwortlichen nur empfehlen.»

Die Gesundheitsdirektion des Kantons Zürich sorgt für eine qualitativ hochstehende, gut zugängliche und effiziente Gesundheitsversorgung der Bevölkerung. Sie ist dem Erhalt, der Förderung und der Wiederherstellung der Gesundheit in einem wettbewerbsfähigen und leistungsorientierten Versorgungssystem verpflichtet. Sie orientiert sich an Qualität, Transparenz und Wirtschaftlichkeit. Daneben erfüllt sie Aufsichtsaufgaben und erteilt Bewilligungen in ihrem Zuständigkeitsbereich.