

Fallführungssoftware für die Soziale Arbeit in der Schweiz – socialweb
Viele soziale Institutionen in der Schweiz stehen vor denselben Herausforderungen: Die Dokumentationspflicht und die Fallführung werden durch neue gesetzliche Vorgaben, komplexere Prozesse und steigende Erwartungen an Qualität und Datenschutz zunehmend anspruchsvoll. Die Suche nach einer Lösung, die nicht nur den Arbeitsaufwand reduziert, sondern auch Prüfungen, Datenschutzvorgaben und die Integration in bestehende IT-Landschaften problemlos meistert, ist zentral.
Unsere umfassende Branchensoftware ist das Ergebnis von langjähriger Zusammenarbeit mit Schweizer Institutionen – entwickelt für die spezifischen Anforderungen der stationären und ambulanten Sozialarbeit. Das Zusammenspiel von Informatik-Know-how und sozialpädagogischer Fachkompetenz ist einzigartig in der Schweiz. socialweb ermöglicht eine revisionssichere Fallführung, entlastet fachlich und technisch, und bietet Ihnen Effizienz, Flexibilität und Sicherheit.
Für wen ist die Software geeignet?
In der sozialen Arbeit in der Schweiz sind die Anspruchsgruppen vielfältig: Sie reichen von Wohngruppen über Heime und bis zu Fachstellen mit sehr individuellen Prozessen. Der Schutz sensibler Klient:innendaten nach neuem Datenschutzgesetz und die Kommunikation mit Behörden und weiteren Akteuren erfordern Lösungen mit professionellen Schnittstellen, nachvollziehbarem Reporting und klarer Rechteverwaltung. Auch ambulante Dienste und NPOs benötigen flexible Systeme, die Veränderungen im Team und wachsende Dokumentationspflichten auffangen. Unsere Software wird in der Vielfalt dieser Settings tagtäglich eingesetzt, von der Fallführung über die Berichterstattung bis zur Ressourcenplanung.
🏠 Institutionen in der Sozialpädagogik (Wohngruppen, Wohn- und Jugendheime)
👨🏫 Einrichtungen in der Heilpädagogik (Sonder- und Förderschulen, Tageskliniken, Therapiezentren)
👨👩👦 Familienbegleitung
👩🏭Arbeitsintegration und berufliche Wiedereingliederung
Unsere Kundschaft reicht von einzelnen Teams mit weniger als zehn Nutzer:innen bis zu nationalen Organisationen mit Hunderten von Mitarbeitenden.
6 Vorteile für Ihre Institution
Die Herausforderungen im Alltag reichen von aufwändiger Papierdokumentation bis zu Schnittstellenproblemen und schwieriger Nachweisführung vor Behörden. Socialweb wirkt hier als Hebel: Die Lösung verschlankt Prozesse, vereinfacht Zusammenarbeit und erfüllt gleichzeitig alle gesetzlichen und fachlichen Rahmenbedingungen. Auch die Migration aus Altsoftware wurde in zahlreichen Schweizer Institutionen erfolgreich durchgeführt – mit vollständiger Datenübernahme und begleiteter Einführung.
Modular konfigurierbar
Jedes Modul (Journal, Stammdaten, Termine, Listen, automatisierte Arbeitsplanung, Zeiterfassung, Prozesse, Dateiablage, Aufgaben, Fakturierung/Rechnungswesen, Leistungserfassung, Kapazitätsplanung interner Betriebe, Bewertungen) ist einzeln aktivierbar
Beschleunigte Implementierung
Praxisnahe Schulung, Onboarding und begleitete Datenmigration (inkl. Erfassung und Validierung bestehender Fälle)
Datenschutz - und -sicherheit
Hosting und Datenaufbewahrung auf Schweizer Servern; Einhaltung des revidierten Datenschutzgesetzes (nDSG), ISO 27001 zertifiziert
Umfangreiche Schnittstellen
Automatische Datenübertragung zu DMS, Outlook, Abacus, CMI und OneOffixx – inkl. Synchronisierung und individuellem Mapping
Rollenbasierte Berechtigungen
Ein bewährtes Rollensystem erlaubt fein abgestufte Rechte (z.B. Fallbearbeiter:in, Leitung, Qualitätsbeauftragte:r)
Praxisresonanz
Rückmeldungen zeigen, dass Audit- und Revisionszyklen vereinfacht werden und Teams deutlich entlastet sind

Das socialweb-Team von hinten links: Pius Fonseka, Sandra Lehmann, Pascal Oberli, Matthias Andenmatten, Simon Flückiger, Chiara Ambrosetti und Xenia Moix.
Die wichtigsten Funktionen & Module
Socialweb deckt alle Arbeitsbereiche ab, die in der Sozialen Arbeit für Qualität, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit entscheidend sind. Ein zentrales System erspart Teams, Leitung und externen Prüfer:innen viel Zeit und reduziert Fehler und Doppelspurigkeiten massiv.
Fallführung mit Prozesslogik
Automatisierte Ablauforientierung, strukturierte Phasen und Benachrichtigung bei To-Dos
Dokumentenverwaltung
Alle relevanten Dokumente sind digital, revisionssicher und chronologisch abgelegt. Kein Suchen mehr in Papierakten.
Klientenakte
Übersichtlich, mit automatischer Historisierung und Verknüpfung wichtiger Ereignisse (z.B. Mandatsübernahme, Gespräche, Interventionshistorie)
Termin- und Ressourcenmanagement
Synchronisation mit Team- und Monatsplan, automatische Erinnerungen und Ressourcenbuchung intern
Rollensystem
Rechte bis auf Feldebene definierbar – z. B. differenzierte Ansichten für Teamleitung, Buchhaltung, externe Prüfpersonen
Statistik und Berichtswesen
Echtzeitanalysen nach SKOS, individuelle Dashboards und Exportfunktionen für die Berichterstattung an Träger, Behörden und Kantone
Migrationstools
Sicherung und Übertragung bestehender Akten, Validierung, Import aus Fremdsystemen inkl. umfangreiche Anpassung
Schnittstellensystem
Anbindung an externe IT-Lösungen – inklusive Support für manuelle und automatisierte Exporte/Importe
Schweizer Datenschutz & Compliance
Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG, ab 2023) stellt soziale Institutionen vor neue Anforderungen: Klient:innendaten, Falldokumentation, Protokolle und Exporte müssen revisionssicher und CH-zertifiziert sein. Unsere Lösung erfüllt diese Bedingungen umfassend – von der lokalen Datenhaltung über die revisionssichere Protokollierung bis zur Einrichtung individueller Zugriffsrechte.
Unabhängige Audits sind vorweisbar:
2. Revisionssichere Protokollierung jeder Änderung, Audittrail nach gesetzlichen Vorgaben
3. Rollensystem für differenzierte Zugriffsrechte und Mandantentrennung
4. Verschlüsselung nach ISO-27001 Norm bei Datentransfers und Backups
5. Vorbereitung und Support für nDSG-Audits, tägliche Sicherung, regelmässige Updates
Praxisbeispiele aus Schweizerischen Institutionen

«Mit socialweb habe ich die Kosten im Griff: Wir konnten die Module zielgerichtet für unsere Bedürfnisse zusammenstellen.»
Michael Gross
Geschäftsleiter Trial Interventionen Thun

«Mit socialweb gelingt es uns sehr gut, einen klaren Überblick über die Zielsetzungen, die Zielerreichung und über den Verlauf in der Klientenarbeit zu erhalten. Ich kann genaue statistische Daten aus dem System generieren.»
Karin Hoffmann
Geschäftsleiterin, Wohnenbern

«Mit socialweb haben wir ein übersichtliches und anwenderfreundliches Arbeitsinstrument, welches uns gruppen- und bereichsübergreifend raschen Zugriff auf Informationen und Dokumente ermöglicht.»
Stephan Oberli
Gesamtleiter, Discherheim Solothurn

«Bei der Einführung haben es die Projektleitenden sehr gut verstanden, den Aufbau der Software nachvollziehbar zu erklären. Die Zeitplanung war realistisch, alle Module wurden wie geplant in Betrieb genommen.»
Claudia Wechsler
Geschäftsleiterin AHBasel

«Ich kenne mehrere Lösungen im sozialen Bereich, und socialweb ist die benutzerfreundlichste von allen.»
Stephan Sieber
Gesamtleitung Kinder- und Jugendinstitutionen Basel
Häufige Fragen (FAQ)
Wie gelingt die Einführung in laufende Prozesse?
Wir analysieren gemeinsam Ihre Arbeitsabläufe, ihre Datenbestände und ihr Fachkonzept, wir organisieren die Datenübernahme und führen Ihr Team stufenweise in die Nutzung ein. Migration und Onboar-ding erfolgen mit validierten Testläufen und begleitetem Support.
Was ist das Spezielle am Schweizer Datenschutz?
Das neue Datenschutzgesetz (nDsgv) verlangt die klare Trennung sensibler und administrativer Daten, nachvollziehbare Protokollierung und revisionssichere Speicherung. Unsere Lösung ist darauf ausgerichtet und gibt bei kantonalen, kommunalen und nationalen Prüfungen Sicherheit.
Eignet sich die Software für verschiedene Institutionstypen?
Socialweb ist modular, von kleinen Teams bis zu grossen Trägern einsetzbar. Funktionen und Rechte werden adaptiv nach Bedarf konfiguriert.
Die werden bestehende Schnittstellen/Tools eingebunden?
Die Anbindung erfolgt per Standard-API oder individuellen Exports. Outlook, DMS, Projektsteuerung, Abacus und weitere Systeme lassen sich direkt synchronisieren. Externe Prüfer:innen können bei Bedarf temporär Zugriff erhalten.
Wie ist der Support organisiert?
Sie erhalten telefonische und digitale Unterstützung durch das Schweizer Support-Team. Wir bieten Schulung vor Ort, regelmässige Webinare und SLA-Verträge.
Fachkonzepte können bedürfnisorientiert in socialweb abgebildet werden. Ein Beispiel aus der Praxis ist die Kooperative Prozessgestaltung (KPG):
Kooperative Prozessgestaltung (KPG)
Das Konzept Kooperative Prozessgestaltung (KPG) ist ein generalistischer, methodenintegrativer Ansatz für professionelles Handeln in der Sozialen Arbeit.
Ihm zugrunde liegt ein zirkulär angelegtes Prozessmodell, bestehend aus sieben Prozessschritten, die in Kooperation mit Klient/innen und mit Professionellen zu gestalten sind. Zum Konzept liegt ein Lehrbuch vor.
socialweb-mit-KPG
Das Institut Professionsforschung und -entwicklung der Hochschule für Soziale Arbeit FHNW und die socialWEB Software GmbH haben in socialweb das Konzept abgebildet.
Hinweis: Selbstverständlich ist socialweb flexibel und es können auch andere Fachkonzepte in der Software abgebildet werden.
Prozess
Im Modul Prozesse sind KPG-Prozessphasen und -schritte konfiguriert. Sie enthalten neben den Variablen zur Fallführung Auswertungs- und Reflexionsfragen. Dank der flexiblen Grundstruktur sind die Prozesselemente frei bearbeitbar.
Journal
KPG-spezifische Kategorien und Markierungen für die Kennzeichnung der Journaleinträge sind hinterlegt. Mit Filtern können die Daten thematisch gegliedert und anwendungsbezogen angezeigt werden.
Vorlagen
Im Rahmen der KPG-Prozessgestaltung werden Gespräche, Analysen und Evaluationen in Protokollen und Berichten dokumentiert. Alle dazu nötigen Vorlagen sind in socialweb-mit-KPG bereits enthalten.

So setzen Schweizer Institutionen socialweb ein

Wie das Aarhus den Digitalisierungsstau auflöste
Dank socialweb hat sich das Aarhus zu einer Vorreiterin in der digitalen Organisation entwickelt.

«Alle haben Berührungspunkte mit socialweb»
obvita ist eine der grössten sozialen Institutionen in St. Gallen. Der gesamte Betrieb arbeitet mit socialweb.

«Das Know-how von socialweb ist einzigartig»
Die Heilsarmee setzt in 22 Institutionen socialweb für einen reibungslosen digitalen Alltag ein.