documento - die intelligente Dokumenten-Drehscheibe
documento ist eine skalierbare und workflowbasierte Prozess-Managementlösung zur Erstellung, Steuerung und Verteilung Ihrer Dokumente auf unterschiedliche Ausgabemedien. Mit documento sind Sie in der Lage, individuelle Workflows von einem Einzelarbeitsplatz bis hin zu einer Enterpriselösung zu realisieren.
Neben einer formulargesteuerten Druckausgabe auf Papier können Dokumente auch elektronisch versendet werden – beispielsweise als E-Mail oder IncaMail. Durch eine integrierte Formularerkennung können so Ihre Dokumente zusätzlich, nach den gesetzlichen Bestimmungen, in einem revisionssicheren Archivsystem abgelegt werden. Durch das Workflow-Plugin SDK kann documento jederzeit an Ihre jetzigen und künftigen Geschäftsprozesse angepasst werden. Profitieren Sie von einer stetig wachsenden Zahl von Workflow-Plugins wie Drucken, Archivieren, Frankieren und Signieren oder erweitern Sie documento um Ihre eigenen Business-Prozesse.
6 Pluspunkte von documento
Frei definierbare Workflows
Steuern sie Ihren Dokumenten-Workflow flexibel und machen sie Ihren Output Multichannel-fähig
Elektronische Signierung
Mit documento wird der Output in ein PDF umgewandelt und digital signiert. Dadurch werden Dokumente rechtskräftig und Medienbrüche vermieden.
Die signierten Dokumente werden elektronisch versendet und archiviert.
Arbeitsplatzdruck mit Archivierung
Druckaufträge werden anwendungsübergreifend entgegengenommen und nach dem Ausdruck vollständig indiziert als PDF/A im elektronischen Archivsystem abgelegt.
Druckverteilung
Verwalten Sie Drucker und Druckjobs zentral und nutzen Sie Schachtsteuerung, Justage und Beilagensteuerung. Dabei spielen Drucker-Hersteller und Druckermodell keine Rolle. Mit der Job-Historie haben Sie den Überblick über das Druckverhalten und können Nachdrucke auslösen. Auch lassen sich Druckjobs an eine zentrale Tagespost übergeben . So sparen Sie Kosten und steigern die Effizienz der Mitarbeitenden.
E-Mail to Archive
E-Mails und deren Anhänge können mit dem Outlook Add-In in documento übernommen werden. Die so erzeugten PDFs können mit Informationen aus Ihren Fachanwendungen indiziert und als PDF/A Dokumente in einem elektronischen Archivsystem abgelegt werden.
Scan to Archive
Mit documento können Sie die Scan-to-PDF Funktionalität Ihrer MFP einsetzen, um diese Geräte in vollwertige Workflow-Maschinen zu verwandeln. Durch Customizing der Workflows via documento Plugins können Sie die gescannten PDFs mit Informationen aus Ihren Fachanwendungen indizieren und als PDF/A Dokumente in einem revisionssicheren Archivsystem wie dg hyparchive ablegen.
Einfaches und effizientes Dokumenten-Management für Gemeinden, Städte und Kantone in der Schweiz.
Anwendungen
Der Dokumenten-Output aus Fachanwendungen und Office-Applikationen wird an documento übergeben. Dafür stehen Schnittstellen wie beispielsweise PDF-Drucker oder Hotfolder zur Verfügung. Die Dokumente werden für die weitere Verarbeitung in ein passendes PDF-Format konvertiert und an-schliessend intelligent identifiziert.
Workflowausführungen
Der für das Dokument passende Workflow wird gewählt und die in der Konfiguration hinterlegte Business Logik wird ausgeführt. Es steht eine Vielzahl von solchen Logik-Schritten zur Verfügung - Bei-spiele finden Sie in der Grafik.
Einzeldruck
Die Dokumente können auf einem fest definierten oder frei wählbaren Arbeitsplatz oder Abteilungsdrucker ausgegeben werden – je nachdem um welches Dokument es sich handelt und was im jeweiligen documento-Workflow hinterlegt ist. Hierbei können diverse Optionen der Geräte hinterlegt und definiert werden.
Druckcenter oder externer Dienstleister
Sofern leistungsfähige Drucker oder Multifunktionsgeräte verfügbar sind, können Dokumente per Workflow auch wahlweise diesen zugeordnet werden, so dass die anstehenden Druckaufträge zu bestimmten Zeitpunkten vollautomatisch verarbeitet werden. Hierbei bietet sich der Einsatz von Printcom OMRmarker für die Verarbeitung an. Massensendungen können über einen Workflow auch einem externen Druck-Dienstleister zur Verfügung gestellt werden.
Dokumente frankieren
Documento fordert beim PostModul eine Frankierung an. Diese wird auf das Dokument aufgebracht und als PDF an den Drucker oder den Druckdienstleister geschickt.
E-Mail und IncaMail
Dokumente können direkt innerhalb von documento automatisiert an festgelegte oder aus dem Dokument auslesbare Empfängeradressen gesendet werden. Ein Versand per vorhandenem E-Mail-Client ist ebenfalls möglich, genau so wie der Versand einer verschlüsselten IncaMail.
Elektronische Archivierung
Die erzeugten Dokumente können ausgelesen und damit automatisch mit Metadaten elektronisch archiviert werden. Ein Eingriff des Anwenders ist nicht notwendig. Damit gewährleisten Sie auf einfachem Weg eine rechtskonforme Archivierung.
E-Post Office
E-Post ist ein elektronischer Briefkasten der Schweizerischen Post. Er kombiniert die Vorteile von physischer Post und digitalen Sendungen und bietet innovative Features wie Bezahlfunktion für Rechnungen. Mit documento können Sie ihre Kundschaft direkt über die E-Post API beliefern und so digital innovativ auftreten und Kosten sparen.
Kommunikation
Zahlreiche Versandkanäle wie Fax, SMS oder (S)FTP-Upload stehen zur Auswahl. Auch das Abspeichern in allen gängigen PDF-Formaten ist möglich.
«Durch Workflow-Plugins kann documento jederzeit an Ihre jetzigen und künftigen Geschäftsprozesse angepasst werden.»
Felix Leimbach
Geschäftsleitung, COO