Les prestations complémentaires à l’AVS/AI sont un élément important de la sécurité sociale en Suisse. Elles apportent une aide lorsque les rentes et les autres revenus ne couvrent pas les coûts minimaux de la vie. Le travail des offices des prestations complémentaires est donc essentiel : ils vérifient les documents, traitent les demandes et veillent à ce que les prestations soient versées correctement et dans les délais.
Quand les processus papier freinent le travail au quotidien
De nombreux offices de prestations complémentaires traitent encore le courrier entrant principalement sur papier. Les documents sont ouverts, triés, numérisés, saisis manuellement, puis attribués aux bons dossiers. Les informations contenues dans les lettres et les formulaires doivent souvent être transférées manuellement dans l’application métier. Cela prend du temps, mobilise des ressources humaines et augmente le risque d’erreurs de saisie.
Dans un environnement où la rigueur, la traçabilité et l’efficacité sont centrales, il s’agit d’un levier évident pour l’optimisation. Les collaborateurs doivent pouvoir consacrer leur temps là où il produit le plus d’effet : au contrôle et au traitement des dossiers – et non à la ressaisie de documents papier.
La solution : numérisation, rapprochement des données et transfert vers ZLPro
Avec la solution de numérisation de Printcom, basée sur documento, le courrier entrant est traité de manière numérique et intégré directement dans les processus existants. Les documents sont numérisés, reconnus par OCR, éventuellement classés, rapprochés des données existantes, puis archivés ou transmis à ZLPro. L’objectif est de disposer d’un dossier entièrement numérique dans l’application spécialisée.
La solution prend en charge différents modes de travail au service du courrier entrant :
- Numérisation unitaire, lorsque les documents sont traités individuellement
- Numérisation par lots, lorsque des volumes de courrier plus importants sont scannés en une seule pile
- Séparation des documents manuelle ou assistée par code-barres
- Contrôle visuel sur PC
- Indexation intelligente
- Traitement de documents reçus par e-mail
Moins de travail manuel, plus de qualité
Les avantages concrets pour les offices des prestations complémentaires sont les suivants :
- Gagner du temps : les documents ne doivent plus être traités plusieurs fois manuellement ni les informations ressaisies.
- Réduire les erreurs : le rapprochement avec la base de données et le transfert structuré contribuent à éviter les ruptures de médias et les erreurs de transmission.
- Harmoniser les processus : avec une solution standardisée, les processus peuvent être structurés plus clairement et plus facilement mis à l’échelle.
- Exploiter les systèmes existants : le raccordement à ZLPro garantit que la solution ne fonctionne pas à côté du processus métier, mais en fait partie intégrante.
- Constituer des dossiers numériques : les documents pertinents sont disponibles, classés de manière claire et traçable.
Standardisée, pratique et avec un modèle tarifaire clair
Un facteur de réussite important réside dans le fait que la solution n’est pas conçue comme un projet spécifique complexe. Une solution de numérisation standardisée, incluant le raccordement à ZLPro et un modèle de prix transparent, est disponible pour les offices des prestations complémentaires. Cela facilite l’introduction, apporte de la sécurité dans la planification et abaisse les barrières à l’entrée.
La solution est déjà utilisée en production par plusieurs offices des prestations complémentaires. D’autres organisations examinent actuellement son introduction.
