« Berne est le premier canton à disposer d’une telle solution »

Selon le chef de projet Peter Janes, la nouvelle solution de signature numérique du canton de Berne était presque un projet standard. Donc ennuyeux ? Non, au contraire : réussi et satisfaisant. La solution n’en a pas moins un caractère pionnier et a le potentiel de devenir un véritable game changer pour la numérisation du canton de Berne.

Monsieur Janes, vous êtes en train de devenir le « Monsieur signature électronique » de la Suisse. Comment cela est-il arrivé ?
Peter Janes : Ce n’est pas ce que je recherchais, mon domaine d’intérêt porte en réalité sur les données de santé structurées. Fin 2021, on m’a sollicité comme soutien pour un mandat sur la signature électronique auprès du canton de Berne, parce que le prestataire ne trouvait personne pour ce rôle. Tout devait aller très vite. Nous nous sommes présentés à deux à l’évaluation pour le poste de chef de projet, moi en tant qu’expert métier de soutien, mais c’est à moi que toutes les questions ont été posées. Et lorsque, une semaine plus tard, nous avons appris que nous avions obtenu le mandat, le client a souhaité que j’assume la direction du projet. Depuis deux ans, ce mandat représente environ 70 % de mon temps.

Comment était-ce, de devenir soudain chef de projet pour un grand projet de signature électronique ?
Je suis ingénieur de formation et je travaillais déjà depuis un certain temps sur la signature numérique avant ce projet. J’ai par ailleurs 30 ans d’expérience de projet dans le domaine numérique. Même ma thèse de doctorat portait sur les approches de projet agiles et la gestion des données. Le projet m’a donc semblé tout à fait réalisable.

Quel type de chef de projet êtes-vous ?
Un ancien supérieur hiérarchique, peu bienveillant, m’a un jour reproché : « Tu as toujours tellement de compréhension pour les autres ! » Car dans 90 à 95 % des cas, je m’entends bien avec les gens. Il m’aide d’être très patient, mais seulement jusqu’à un certain point. Ensuite, je deviens un véritable « chien de garde » : j’envoie des e‑mails de rappel tous les jours ou je téléphone, si nécessaire (sourire).

Quelles ont été vos premières étapes dans le projet ?
La première chose a été de remettre en question le mandat de projet et de réfléchir à l’ampleur nécessaire du projet pour que la solution de signature numérique réponde aux besoins du canton de Berne. J’ai d’abord recommandé une solution SaaS. Mais le préposé cantonal à la protection des données avait de fortes réserves et nous sommes passés à une solution on‑premise. De juin à septembre 2022, nous avons élaboré l’appel d’offres. Le 23 décembre 2022, GLAUX GROUP a obtenu l’adjudication. La mise en œuvre a débuté en janvier 2023. La phase de conception a duré de janvier à mars, puis nous avons très rapidement commencé le prototypage technique et, à partir d’avril, nous avons testé l’application.

Que comprend concrètement la solution de signature pour le canton de Berne ?L’objectif est que les 12 000 collaboratrices et collaborateurs du canton de Berne puissent signer numériquement. Ce projet fait partie des initiatives de numérisation majeures et stratégiques du canton. Grâce à la solution, la signature manuscrite personnelle du personnel peut, dans la grande majorité des cas, être remplacée par un sceau réglementé du canton de Berne, ce qui simplifie également le processus d’identification nécessaire. Par ailleurs, le canton de Berne utilise des signatures électroniques qualifiées (QES) partout où le droit fédéral l’exige. Pour cela, le processus d’identification est également un peu plus complexe.

Avez-vous déjà reçu des premiers retours sur la solution ?
La plupart des utilisateurs et utilisatrices en sont satisfaits. Soyons honnêtes : sur le plan technologique, ce n’est pas de la haute technologie. Il s’agissait avant tout de gérer les attentes. Pour moi, cela signifiait : prendre du temps, écouter, accompagner les personnes et répondre rapidement à toutes les demandes.

Et comment avez-vous géré ces attentes ?
Nous avons, par exemple, organisé très tôt des briefings et des ateliers avec des utilisateurs et utilisatrices pilotes. Dans un cas, nous avons invité spécifiquement les personnes sceptiques, qui sont venues avec leurs cas d’usage. Elles avaient des exigences de signature complexes. Le product manager de GLAUX GROUP était également présent. Nous avons passé en revue tous les processus pendant deux heures et demie. Cela a été très précieux pour toutes les parties prenantes.

Comment s’est déroulée la collaboration au sein de l’équipe de projet ?
Très bien. Je viens du secteur bancaire, où la culture est souvent assez dure ; dans le secteur public, c’est tout autre chose. Ne serait‑ce que sur le plan de la tonalité. Dans chaque e‑mail, on lit : « Cher Piet ». Cela rend le travail très agréable.

Donc, le projet parfait ?
Oui, presque. Nous avons pu suivre le planning du projet tel que nous l’avions prévu. En principe, le déploiement était planifié autour de l’été 2023. Mais nous avons apporté des optimisations au produit lui‑même. On peut dire que nous avons amélioré la solution grâce à nos retours.

Comment cela ?
Nos quelque 100 utilisateurs et utilisatrices pilotes ont utilisé la solution de manière intensive pendant plusieurs mois et ont identifié un certain nombre de points à améliorer. Les adaptations ont été mises en œuvre en étroite collaboration entre l’équipe de projet du canton et l’équipe de projet de GLAUX GROUP. Ainsi, au moment du go‑live, le produit était dans un très bon état. Et tant le service desk que le Service Manager pour les signatures au sein du KAIO, Ueli Müller, ont eu suffisamment de temps pour se familiariser avec la solution. De ce fait, toutes les parties prenantes étaient parfaitement préparées lors de la mise en service générale en octobre.

Et y a‑t‑il eu des éléments qui ne se sont pas déroulés comme prévu ?
Nous voulions raccorder la gestion des affaires BE‑GEVER d’ici fin 2023, mais nous n’y parviendrons malheureusement pas. Nous souhaitions également intégrer une deuxième application spécialisée, eBau. C’était un bon cas d’utilisation, mais le budget faisait défaut.

Quelque chose vous a‑t‑il surpris dans le projet ?
La mise en service et la configuration des serveurs dans le centre de données ont pris plus de temps que je ne l’avais imaginé. En outre, certaines personnes peuvent mener des discussions interminables sur la représentation visuelle, c’est‑à‑dire sur l’apparence de la signature ou du sceau sur le document. Alors que, fondamentalement, cela n’a rien à voir avec la signature numérique elle‑même.

De quoi êtes‑vous fier dans ce projet ?
Ce que nous avons réalisé ici est un travail de pionnier. Berne est le premier canton à disposer d’une telle solution. Que l’on ne vienne plus dire que les Bernois sont lents (rit). Et déjà, au tout début du projet, nous avons signé le contrat avec Swisscom Trust Services de manière numérique sur la plateforme de GLAUX GROUP, puisqu’elle était déjà disponible sur le plan technique.

Les 12 000 collaboratrices et collaborateurs du canton de Berne peuvent‑ils désormais tous signer numériquement ?
En principe oui. Fin octobre, nous avons rendu la solution accessible à l’ensemble du personnel cantonal. Pendant toute la phase pilote déjà, nous avons mis en place un site web contenant de nombreuses informations et des vidéos sur la solution. De mai à novembre 2023, nous avons également organisé régulièrement des webinaires interactifs et des séances d’information sur le sujet. Fin octobre, nous avons informé tous les groupes d’intérêts internes, puis publié un communiqué de presse. Avec ce déploiement à large échelle, toutes les personnes employées peuvent désormais apprendre progressivement à utiliser les nouvelles possibilités.

Et combien de personnes utilisent actuellement la solution ?
Jusqu’à fin octobre 2023, nous étions encore en phase pilote. Un mois après la mise à disposition générale, nous avions déjà environ 1 000 commandes, en grande majorité des sceaux, quelques signatures qualifiées et déjà deux intégrations dans des applications spécialisées. Si les choses continuent à ce rythme, nous aurons atteint une utilisation généralisée via le front‑end d’ici fin 2024. Les intégrations dans les applications spécialisées sont un peu plus difficiles à estimer.

Quelles sont les prochaines étapes ?
D’ici fin 2023, une nouvelle version sera encore déployée. Nous raccorderons la gestion des affaires BE‑GEVER au début de 2024. Je resterai à bord jusqu’à la clôture du projet, donc à un moment du premier trimestre 2024. En outre, le canton dispose encore de quatre années pour connecter d’autres applications spécialisées à la solution. Une fois le projet terminé, nous passerons en mode exploitation – un déroulement que je qualifierais de plutôt standard.

Solution de signature numérique pour l’administration cantonale

Lettres, attestations, certificats et autres documents dont l’authenticité doit pouvoir être vérifiée par des tiers peuvent désormais être signés numériquement par les collaboratrices et collaborateurs du canton. Pour ce faire, ils utilisent le sceau électronique réglementé du canton de Berne, qui répond aux exigences de la loi fédérale sur la signature électronique (ZertES). Dans les cas prévus par le droit fédéral, le personnel cantonal peut également recourir à une signature électronique qualifiée (QES).

eSignature Solutions de GLAUX GROUP

De la signature électronique simple (EES) à la signature électronique qualifiée (QES), eSignature couvre l’ensemble du spectre des signatures électroniques – en conformité légale et dans le respect de la protection des données. Grâce à la fonction de glisser‑déposer, les documents peuvent être affichés et les représentations visuelles positionnées à l’endroit souhaité. La confirmation de la signature se fait tout aussi facilement par la saisie d’un mot de passe via une application mobile sur votre téléphone. La version actuelle du document signé est toujours conservée. Vous pouvez enregistrer votre signature manuscrite personnelle ou une photo et concevoir ainsi votre signature électronique individuelle. Indépendamment du lieu, du système d’exploitation ou de l’appareil, la solution web peut être utilisée sur tous les terminaux courants (Windows, Mac, iOS, Android).