«Bern ist der erste Kanton mit einer solchen Lösung»

Die neue digitale Signaturlösung des Kantons Bern war laut dem Projektleiter Peter Janes beinahe ein 08/15-Projekt. Also langweilig? Nein, erfolgreich und zufriedenstellend! Trotzdem hat die Lösung Pioniercharakter und das Zeug zu einem Game-Changer in der Digitalisierung des Kantons Bern zu werden.

Herr Janes, Sie mausern sich zum Mister elektronische Signatur in der Schweiz. Wie kam das?
Peter Janes: Das habe ich nicht gesucht, mein Interessengebiet sind eigentlich strukturierte Gesundheitsdaten. Ende 2021 wurde ich als Unterstützer für ein Mandat zum Thema elektronische Signatur beim Kanton Bern angefragt, weil der Anbieter niemanden dafür fand. Alles musste schnell gehen. Ans Assessment für den Projektleiterposten kurz darauf gingen wir zu zweit, ich als unterstützender Fachexperte, doch alle Fragen wurden mir gestellt. Und als wir nach einer Woche Bescheid erhielten, dass wir den Auftrag haben, wollte der Kunde, dass ich die Projektleitung übernehme. Seit zwei Jahren ist das nun ein ca. 70 Prozent Mandat von mir.

Wie war das, plötzlich Projektleiter für ein grosses Projekt zur elektronischen Signatur zu sein?
Ich bin von Haus aus Ingenieur und war vor dem Projekt schon längere Zeit mit der digitalen Unterschrift unterwegs. Zudem habe ich 30 Jahre Projekterfahrung im digitalen Bereich. Schon meine Dissertation schrieb ich über agiles Projektvorgehen und Datenmanagement. Das Projekt erschien mir durchaus machbar. 

Was für ein Projektleiter sind Sie?
Ein schlechter Chef von mir sagte einmal leicht vorwurfsvoll zu mir: Du hast immer so viel Verständnis für die anderen! Denn in 90 bis 95 Prozent der Fälle kann ich es gut mit anderen Menschen. Es hilft, dass ich sehr geduldig bin, jedoch auch nur bis zu einem gewissen Punkt. Dann werde ich zum Wadenbeisser und schreibe jeden Tag Remindermails oder rufe an, wenn es sein muss (lächelt). 

Was waren Ihre ersten Schritte im Projekt?
Als erstes hinterfragten wir den Projektauftrag und überlegten uns den notwendigen Projektumfang, die die digitale Signaturlösung im Kanton Bern abbilden muss. Zuerst riet ich zu einer Saas-Lösung. Doch der kantonale Datenschützer hatte grosse Bedenken und wir wechselten auf eine On Premise-Lösung. Von Juni bis September 2022 erarbeiteten wir die Ausschreibung. Am 23. Dezember 2022 erhielt GLAUX GROUP den Zuschlag. Ab Januar 2023 folgte die Umsetzung. Die Konzeptphase dauerte von Januar bis März, dann begannen wir sehr schnell mit dem technischen Prototyping und ab April testeten wir die Applikation.

Was genau beinhaltet denn die Signierlösung für den Kanton Bern?
Das Ziel ist, dass alle 12’000 Mitarbeitenden des Kantons Bern digital unterzeichnen können. Dieses Projekt gehört zu den grossen und wichtigen Digitalisierungsvorhaben des Kantons Bern. Mit der Lösung kann einerseits die persönliche Unterschrift der Mitarbeitenden in den allermeisten Fällen durch ein geregeltes Siegel des Kantons Bern ersetzt werden, dies vereinfacht auch den notwendigen Identifikationsprozess. Andererseits setzt der Kanton Bern qualifizierte elektronische Signaturen (QES) ein, wo dies bundesrechtlich vorgegeben ist. Dafür ist auch der Identifikationsprozess etwas aufwändiger.

Gibt es schon erste Rückmeldungen zur Lösung?
Die meisten haben Freude daran. Seien wir ehrlich: Technologisch ist das nicht rocket Science. Hier ging es vorwiegend darum, die Erwartungen zu managen. Das hiess für mich: Sich Zeit nehmen, zuhören, die Leute betreuen und alle Anfragen schnell beantworten.

Und wie gingen Sie mit den Erwartungen um?
Wir machten beispielsweise früh Briefings und Workshops mit Pilotusern. In einem Fall luden wir extra die Skeptiker:innen ein und diese brachten ihre Cases mit. Da kamen komplexe Signieranforderungen. Dabei war auch der Produktmanager von GLAUX GROUP. Und wir spielten zweieinhalb Stunden alle Prozesse durch. Das war für alle Beteiligten sehr wertvoll.

Wie lief die Zusammenarbeit im Projektteam?
Sehr gut, ich komme aus dem Banking, da herrscht oft eine harsche Kultur, bei der öffentlichen Hand ist das völlig anders. Schon nur die Tonalität. In jedem Mail steht: Lieber Piet. Das macht das Arbeiten sehr angenehm.

Das perfekte Projekt also?
Ja, fast. Wir konnten den Projektplan so durchziehen, wie wir das geplant haben. Eigentlich war der Rollout um den Sommer 23 herum geplant. Doch wir haben Optimierungen am Produkt selbst vorgenommen. Wir haben die Lösung mit unseren Inputs verbessert, das kann man schon sagen. 

Wie das?
Unsere knapp 100 Pilotuser:innen haben die Lösung über Monate intensiv genutzt und haben einige Dinge gefunden, die man verbessern kann. Die Anpassungen wurden in enger Zusammenarbeit zwischen dem Projektteam des Kantons und dem Projektteam der GLAUX GROUP umgesetzt. So war das Produkt beim Go-Live in einem sehr guten Zustand. Und  sowohl der Servicedesk als auch der Service Manager für Signaturen des KAIO, Ueli Müller, hatten ausreichend Zeit, die Lösung kennenzulernen. Dadurch waren alle Beteiligten bei der generellen Verfügbarkeit im Oktober bestens vorbereitet.

Und lief auch etwas nicht wie geplant?
Die Geschäftsverwaltung BE-GEVER wollten wir bis Ende 2023 anbinden, das schaffen wir leider nicht. Und wir wollten noch eine zweite Fachapplikation integrieren, eBau. Das war ein guter Case. Doch hier fehlte das Budget.

Hat Sie etwas überrascht im Projekt?
Die Inbetriebnahme und Konfiguration der Server im Rechenzentrum haben länger gedauert, als ich erwartet hätte. Etliche Beteiligte können zudem endlose Diskussionen zur visuellen Repräsentation, also wie die Unterschrift oder das Siegel auf dem Dokument aussieht, führen. Dabei hat das eigentlich gar nichts mit der digitalen Signatur zu tun.

Worauf sind Sie stolz in diesem Projekt?
Was wir hier geleistet haben, ist Pionierarbeit. Bern ist der erste Kanton mit einer solchen Lösung. Da soll noch einer sagen, Berner seien langsam (lacht). Und bereits den Vertrag mit Swisscom Trust Services ganz am Anfang des Projektes unterzeichneten wir digital auf der Plattform von GLAUX GROUP, weil diese technisch bereits verfügbar war. 

Können die 12000 Mitarbeitenden des Kantons Bern nun alle digital unterzeichnen?
Im Prinzip ja, Ende Oktober machten wir die Lösung allen Kantonsmitarbeitenden verfügbar. Bereits während des gesamten Pilotphase bauten wir eine Webseite mit vielen Informationen und Videos zur Lösung auf. Auch hielten wir von Mai bis November 2023 regelmässig interaktive Webinare und Briefings zum Thema ab. Ende Oktober informierten wir alle internen Anspruchsgruppen, danach verschickten wir eine Medienmitteilung. Mit der flächendeckenden Einführung der Lösung können nun alle Mitarbeitenden schrittweise lernen, mit den neuen Möglichkeiten umzugehen.

Und wie viele Mitarbeitende nutzen die Lösung aktuell?
Bis Ende Oktober 2023 waren wir noch im Pilotbetrieb. Nach einem Monat genereller Verfügbarkeit hatten wir bereits etwa 1000 Bestellungen, die allermeisten Siegel, ein paar wenige qualifizierte Unterschriften und bereits zwei Integrationen in Fachapplikationen. Wenn es so weitergeht, werden wir die flächendeckende Nutzung mit dem Front-End Ende 2024 erreicht haben. Die Integrationen in Fachapplikationen ist etwas schwieriger abzuschätzen.

Wie geht es jetzt weiter?
Bis Ende 2023 wird noch ein Release eingespielt. Die Geschäftsverwaltung BE-GEVER binden wir Anfang 2024 an. Ich bleibe an Bord, bis das Projekt abgeschlossen ist, also irgendwann im ersten Quartal 2024. Zudem kann der Kanton noch vier Jahre weitere Fachapplikationen an die Lösung anbinden. Nachdem das Projekt abgeschlossen ist, wechseln wir in den Betriebsmodus - alles ziemlich 08/15 würde ich sagen.

Digitale Signaturlösung für die Kantonsverwaltung

Briefe, Bescheinigungen, Zertifikate und weitere Dokumente, deren Echtheit durch Dritte überprüfbar sein soll, können die Kantonsmitarbeitenden neu digital signieren. Dazu nutzen sie das geregelte elektronische Siegel des Kantons Bern, das den Anforderungen des Bundesgesetzes über die elektronische Signatur (ZertES) entspricht. In den Fällen, die das Bundesrecht vorschreibt, können die Kantonsmitarbeitenden auch eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) einsetzen.

eSignature Solutions von GLAUX GROUP

Von der einfachen elektronischen Signatur (EES) bis zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES) deckt eSignature das gesamte Spektrum an elektronischen Unterschriften ab - rechtskonform und datenschutzsicher. Dank Drag-and-Drop-Funktion können Dokumente angezeigt und visuelle Repräsentationen an der richtigen Stelle platziert werden. Ebenso einfach funktioniert die Bestätigung der Signatur durch die Eingabe eines Passworts via Mobile App auf Ihrem Mobiltelefon. Es wird immer die aktuelle Version des signierten Dokuments gespeichert. Hinterlegen Sie Ihre persönliche, handschriftliche Unterschrift oder ein Foto und gestalten Sie auf diese Weise Ihre individuelle, elektronische Signatur. Losgelöst vom Standort, Betriebssystem oder Gerät kann die webbasierte Lösung auf sämtlichen gebräuchlichen Endgeräten (Windows, Mac, iOS, Android) genutzt werden.