Pflege, Kultur, Sicherheit: Wie Bundesämter auf einer Plattform zusammenfinden

Ein Standard für sehr verschiedene Ämter

Der Weg: vom BAG-Pilot bis zur BAK-Migration

Das erste Amt auf der Plattform war das BAG, und das Projekt kam unter Zeitdruck. Nach der Annahme der Pflegeinitiative mussten sehr rasch Gesuche der Kantone entgegengenommen werden. Am 30. Juni 2024 ging eSubventionen als bewusst deklarierter Pilot online, zunächst nur mit dem Online-Formular im Kundenportal. «Grundsätzlich war das Go-live damals zu früh. Doch die Kantone fanden die Online-Eingabe gut, obwohl das Formular sehr viele Felder hatte. Das hat uns überrascht und war eine erste positive Rückmeldung im Projekt», sagt Rita Crameri.

Danach wurde es steinig. Bis Frühling 2024 lagen Projektleitung und Product Ownership bei einer Person, und diese Schlüsselperson fiel aus. 2024 und 2025 musste Know-how mit neuen Leuten wieder aufgebaut und breiter verteilt werden. Rita Crameri übernahm die Projektleitung, neben einem weiteren Projekt. Die Wende brachte unter anderem die Besetzung der Product-Owner-Rolle mit Michael Burkhalter im Herbst 2025. «Das war ein Game-Changer», sagt Rita Crameri. Seither steht das Vorhaben auf einem stabilen Fundament.

Auch zwischen Auftraggeberin und Lieferantin gab es Reibungen, etwa wenn Anforderungen und Kosten unterschiedlich ausgelegt wurden. «Zwei müssen sich zuerst finden», sagt Rita Crameri. Bewährt hat sich, dass die Wünsche der vielen Ämter gebündelt über eine Stelle an die GLAUX GROUP gehen, nicht von Dutzenden Einzelstimmen. «Dafür mussten wir aber zuerst unsere ‹Flöhe› in den Griff bekommen», sagt Jürg Treichler.

Die grösste Hürde aber war nicht die Technik. «Man denkt zu Beginn, es ist doch nur eine Anwendung, die ersetzt wird. Doch die Leute davon zu überzeugen, dass das Neue mindestens so gut ist wie das Alte, ist schwieriger als die technische Ablösung. Erst 2026, als alle produktiv mit eSubventionen arbeiteten, machten wir einen rechten ‹Gump›. Plötzlich entdeckten die Nutzenden selbst, was das Tool alles kann», sagt Rita Crameri.

Im September 2026 folgte der letzte grosse Schritt: die Migration des BAK, des grössten Mandanten. Alle Altdaten wurden übernommen, statt alte Anwendungen weiterzubetreiben. Damit schliesst sich ein Kreis: Das Amt, dessen alte Fachanwendung das Projekt einst ausgelöst hatte, arbeitet nun vollständig in eSubventionen.

Heute: sieben Ämter, ein durchgängiger Prozess

Neben BAG und BAK sind heute fünf weitere Verwaltungseinheiten an Bord: das Bundesamt für Landwirtschaft, das Bundesamt für Sozialversicherungen, das Eidgenössische Büro für die Gleichstellung von Frau und Mann, das Eidgenössische Büro für die Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen und die Fachstelle für Rassismusbekämpfung. Rund 30 Fördermassnahmen laufen über die Plattform, rund 1600 Personen nutzen sie. Etwa 1000 Gesuche sind bisher direkt in eSubventionen eingegangen, migrierte Altdaten nicht mitgezählt.

So verschieden die Ämter sind, der Prozess ist für alle derselbe.

«Wir haben von Ende zu Ende einen digitalen Prozess. Das Gesuch trifft online ein und wird auf diesem Kanal geprüft. Zwischen- und Abschlussberichte werden in eSubventionen erstellt und verschickt, Zahlungen in der Applikation ausgelöst und medienbruchfrei an SAP übergeben. Vom Einreichen über das Prüfen bis zum Abschluss läuft alles im gleichen Kanal. Darauf können wir stolz sein», sagt Michael Burkhalter, Product Owner eSubventionen, GS-EDI.

Sachbearbeitende sehen ein Gesuch genau so, wie es eingereicht wurde. Ob eine Unterschrift nötig ist, digital oder auf Papier, lässt sich pro Fördermassnahme festlegen.

Der Gewinn ist spürbar: «Wer den ganzen Prozess durchgängig in eSubventionen abwickelt, ist nach meiner Schätzung um nahezu 50 Prozent schneller als mit E-Mail, Ausdrucken und Word», sagt Rita Crameri.

Dass alle Ämter auf derselben Applikation arbeiten, zahlt sich auch über das einzelne Amt hinaus aus. Die Daten für die öffentliche Subventionsdatenbank des Bundes lassen sich einfacher bereitstellen als bisher. «Prüfungen der Finanzkontrolle lassen sich leichter nachvollziehen, und die gesetzliche Publikationspflicht ist einfacher zu erfüllen», sagt Jürg Treichler. Rückhalt gibt es auch auf strategischer Ebene: «Der Digitalisierungsrat Bund hat den Gemeinsamen Fachdienst eSubventionen für die Aufbauphase bis Frühling 2029 freigegeben. Das zeigt uns, dass wir auf dem richtigen Weg sind.»

Morgen: über das EDI hinaus

Ende 2026 schliesst das Grundprojekt ab. Die Arbeit geht nahtlos an den Gemeinsamen Fachdienst eSubventionen über, den Rita Crameri leitet. Die GLAUX GROUP verantwortet weiterhin Betrieb und Weiterentwicklung.

Der Fachdienst hat den Auftrag, mit allen Bundesämtern, die Fördermittel vergeben, zu prüfen, ob eSubventionen für sie infrage kommt. «Wir klären mit ihnen, ob die Nutzung der Plattform für sie wirtschaftlich und funktional sinnvoll ist», sagt Rita Crameri. Nach dem BLW, das von Beginn weg dabei war, kommt mit fedpol das erste Amt aus einem anderen Departement dazu. Es vergibt Finanzhilfen für:

• Massnahmen zur Unterstützung der Sicherheit von Minderheiten mit besonderen Schutzbedürfnissen

• Präventions- und Sensibilisierungsarbeit gegen Menschenhandel

• Massnahmen zur Verhütung von Straftaten im Zusammenhang mit Prostitution

Die Umsetzung ist bis Ende 2026 abgeschlossen, der Produktivstart folgt 2027. Auch das SECO und das BAZL haben Interesse angemeldet.

Jedes neue Amt profitiert von den Erfahrungen der bisherigen. Das Onboarding ist samt Lessons Learned dokumentiert und dauert je nach Komplexität zehn Monate bis anderthalb Jahre. Ein Business-Analyst des Gemeinsamen Fachdiensts begleitet jedes Amt durch den ganzen Prozess, damit die Einführung auch als Chance zur Vereinfachung genutzt wird. «Der Blick von aussen hilft, eingefahrene Abläufe zu hinterfragen: Wieso macht ihr das so? Und: Ginge es auch anders?», sagt Rita Crameri. Der klare Prozess und diese Begleitung sind auch für die GLAUX GROUP ein grosser Gewinn.

Geht es nach Rita Crameri und Michael Burkhalter, wird eSubventionen noch medienbruchfreier: mit der rechtssicheren elektronischen Zustellung von Verfügungen, dem Einsatz von KI und der direkten digitalen Ablieferung an das Bundesarchiv. Davon profitieren alle Ämter auf der Plattform gleichzeitig.  Pflege, Kultur, Sicherheit – und bald vielleicht Wirtschaft und Luftfahrt: Was als Ablösung einer einzelnen Anwendung begann, wird Schritt für Schritt zur gemeinsamen Plattform des Bundes.