Online-Zahlung inklusive

Die Eventverantwortlichen sind auch glücklich mit evidence, werden sie doch von vielen administrativen Arbeiten entlastet. Ausser der Adresspflege, dient die Anwendung vor allem der Terminierung, z.B. von freiwilligen Helfern. Sogar deren Skijackengrössen werden in evidence verwaltet. Beim Grand Prix Migros verwaltet Swiss Ski mit dem evidence Web-Client die Online-Anmeldung und Online-Zahlung. Im System wird die Startliste generiert und nach den Rennen die Resultate eingelesen. Diese werden den jeweiligen Datensätzen zugeordnet. «Für ein CRM sind dies sehr breit gestreute Funktionen, die unsere Bedürfnisse perfekt abdecken» freut sich Urs Schneider.

Athleten verwalten die Daten selbst

Das Tool wurde ergänzt mit der Webanwendung «Swiss-Ski Portal», mit dem die Athleten ihre Daten selber erfassen können. Dazu selektioniert Swiss-Ski in evidence eine Athletengruppe, beispielsweise die Langläufer. Das System versendet diesen Sportlern nun eine E-Mail mit der Aufforderung, ihre Daten im Portal zu prüfen und zu aktualisieren. Für die Anmeldung am Portal erhalten die Athleten ein SMS mit einem Passwort, damit sichergestellt ist, dass keine Fremdzugriffe erfolgen.

Die Sportler erfassen und aktualisieren ihre Daten wie Adressen, Kader, Sponsoren, Ausrüstung und z.B. ihre Hobbys oder ihre Kommunikationskanäle. Nach der Freigabe der Daten durch die Swiss-Ski Mitarbei-tenden wird ein definierter Teil davon direkt auf der Swiss-Ski-Website publiziert. Und so erfahren Schneesportfans denn, dass Dario Cologna einem guten Glas Wein nicht abgeneigt ist und dazu gerne Jo Nesbo Krimis liest.

Marketingtool mit Top-Datenqualität

Einen der grössten Nutzen von evidence sieht Urs Schneider in den vielfältigen Abfragemöglichkeiten des Systems. So können schnell Qualitäts-Checks gemacht und Reports auf Tastendruck ausgegeben werden. Das freut auch das Marketing: Weiterführende Auswertungen geben Aufschluss über neue Möglichkeiten der Mitgliederwerbung und der Eventpromotion. Mit einfachen Mitteln kann z.B. für einen regionalen Anlass ein Massenmail versendet werden. Dieses enthält ausgesuchte Kriterien, damit nur wirklich Inte-ressierte angesprochen werden. Kosteneinsparungen bei höherem Rücklauf sind das Ergebnis.

Sponsoring leicht gemacht

Auch die Sponsorenverwaltung von Swiss-Ski wird neu in einer evidence Webanwendung erledigt. Das CRM bietet den Mitarbeitenden des Verkaufs alles, was sie rund um das Sponsoring benötigen: vom Er-fassen eines Sponsors, über die Kundenpflege und Erfassung der Aktivitäten bis zur Rechnungsstellung und Reminder-Funktionen.

Verbandsziele erreicht

«evidence ist genauso, wie wir es uns vorgestellt und gewünscht haben. Die Anwendung entspricht unseren Anforderungen vollumfänglich. Und mit dem Essen kommt der Appetit aus den Bereichen: sie realisieren, was noch alles möglich wäre, aber natürlich haben wir unsere vorgegebenen Budgets», lacht Urs Schneider. «Eines wollen wir aber noch angehen: In Zukunft soll evidence eDoc unsere Mitarbeitenden in den Geschäftsbriefschaften und speziell beim Serienbriefdruck unterstützen. Damit wir auch dort noch ef-fizienter werden.» 

Das ganze evidence System ist in die IT von Swiss-Ski eingebunden und bietet diverse Schnittstellen zu anderen Systemen wie z.B. zu CleverReach oder Abacus.