Fallführungssoftware für die Soziale Arbeit in der Schweiz – socialweb
Viele soziale Institutionen in der Schweiz stehen vor denselben Herausforderungen: Die Dokumentationspflicht und die Fallführung werden durch neue gesetzliche Vorgaben, komplexere Prozesse und steigende Erwartungen an Qualität und Datenschutz zunehmend anspruchsvoll. Die Suche nach einer Lösung, die nicht nur den Arbeitsaufwand reduziert, sondern auch Prüfungen, Datenschutzvorgaben und die Integration in bestehende IT-Landschaften problemlos meistert, ist zentral.
Unsere umfassende Branchensoftware ist das Ergebnis von langjähriger Zusammenarbeit mit Schweizer Institutionen – entwickelt für die spezifischen Anforderungen der stationären und ambulanten Sozialarbeit. Das Zusammenspiel von Informatik-Know-how und sozialpädagogischer Fachkompetenz ist einzigartig in der Schweiz.
socialweb ermöglicht eine revisionssichere Fallführung, entlastet fachlich und technisch, und bietet Ihnen Effizienz, Flexibilität und Sicherheit.
6 Vorteile für Ihre Institution
Die Herausforderungen im Alltag reichen von aufwändiger Papierdokumentation bis zu Schnittstellenproblemen und schwieriger Nachweisführung für Behörden. Socialweb wirkt hier als Hebel: Die Lösung verschlankt Prozesse, vereinfacht Zusammenarbeit und erfüllt gleichzeitig alle gesetzlichen und fachlichen Rahmenbedingungen. Auch die Migration aus Altsoftware wurde in zahlreichen Schweizer Institutionen erfolgreich durchgeführt – mit umfassender Datenübernahme und begleiteter Einführung.
Modular konfigurierbar
Jedes Modul (Journal, Aufgaben, Termine, Texte, Prozesse, Dateien, Pflege, Bewertungen, Anwesenheiten, Systeme, Kontakte, Planung, Zeiterfassung, Arbeitszeit, Kassabuch, Leistungen, Rechnungen, Dossiers, Interne Informationen, Nachrichten) ist einzeln lizenzier- und aktivierbar.
Unterstützte Implementierung
Praxisnahe Konfiguration, Schulungen, Onboarding und begleitete Datenmigration – auf Ihre Bedürfnisse ausgerichtet.
Datenschutz - und -sicherheit
Hosting und Datenaufbewahrung auf Schweizer Servern; Einhaltung des revidierten Datenschutzgesetzes (nDSG), ISO 27001 zertifiziert.
30+ Schnittstellen
Möglichkeit für Datenübertragungen zu allen gängigen Buchhaltungssystemen und zu Behörden.
Rollenbasierte Berechtigungen
Ein umfangreiches Rollen- und Berechtigungssystem erlaubt fein abgestufte Rechte (z.B. Fachmitarbeitende, Leitung, Administration). Das Berechtigungskonzept wird gemeinsam erarbeitet und eingerichtet.
Sofort loslegen - für alle zugänglich
Um mit socialweb loszulegen, brauchen Sie lediglich einen gängigen Browser – es ist keine Installation notwendig.
Für wen ist die Software geeignet?
In der sozialen Arbeit in der Schweiz sind die Anspruchsgruppen vielfältig: Sie reichen von Heimen, Wohngruppen, ambulanten Dienstleistungen wie Familienbegleitung bis zu Fachstellen, mit sehr individuellen Prozessen. Der Schutz sensibler Klient:innendaten nach neuem Datenschutzgesetz, die Dokumentation und die Leistungsabrechnung mit Behörden und weiteren Akteuren erfordern Lösungen mit professionellen Schnittstellen, nachvollziehbarem Reporting und klarer Rechteverwaltung.
Auch ambulante Dienste und NPOs benötigen flexible Systeme, die Veränderungen im Team und wachsende Dokumentationspflichten auffangen. Unsere flexible Software wird in der Vielfalt dieser Settings tagtäglich eingesetzt, von der Fallführung über die Berichterstattung bis zur Ressourcenplanung und Rechnungsstellung. Unsere Kundschaft reicht von einzelnen Teams mit weniger als zehn Nutzer:innen bis zu nationalen Organisationen mit Hunderten von Mitarbeitenden.
Diese Institutionen profitieren besonders von socialweb:

Institutionen in der Sozialpädagogik
Wohn- und Jugendheime, Eltern-Kind-Einrichtungen oder Wohngruppen
Einrichtungen in der Heilpädagogik
Sonderschulen, heilpädagogische Schulen, Tagesstrukturen und Therapiezentren
Familienbegleitung
Ambulante Begleitung und Unterstützung im Familienalltag
Arbeitsintegration und berufliche Förderung
Programme zur Integration, Berufsbildung und Wiedereingliederung
Gesundheits- & Sozialberatung
Beratung, Prävention und Unterstützung bei sozialen Themen
Asyl- und Migrationswesen
Begleitung und Betreuung im Asyl- und Migrationskontext
Unsere Module
Socialweb deckt alle Arbeitsbereiche ab, die in der Sozialen Arbeit für Qualität, Nachvollziehbarkeit und Sicherheit entscheidend sind. Ein zentrales System erspart Teams, Leitung und externen Prüfer:innen viel Zeit und reduziert Fehler und Doppelspurigkeiten massiv .
Fallführungsmodule
Journal
Aufgaben
Termine
Texte
Prozesse
Pflege
Bewertungen
Administrative Module
Dossierverwaltung

- Verwaltung von Klient:innen und Mitarbeitenden (Eintritte, Austritte)
- Zuordnung zu einer oder mehreren Organisationseinheiten
- Auswertung per Stichtag / Periode
Kontakt- und Stammdaten
- Bewirtschaften sämtlicher Kontakte
• Klient:innen
• Mitarbeitenden
• Eltern / Angehörige
• Zuweiser:innen, Fachpersonen
• Lieferanten / Handwerker - Bewirtschaftung von Stammdaten
- Listen mit Kontakt- und Stammdaten
- Export von Kontakt- und Stammdaten
- Generieren von Versandlisten
Dateien
Planung

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Arbeitspläne erstellen
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Dienste von mehreren Tagen konfigurieren und mit 1 Klick planen
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Springer/innen auf mehreren Arbeitsplänen einplanen
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Arbeitsarten festlegen und hinterlegen
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Eine oder mehrere Anstellungen pro Mitarbeiter/in konfigurieren inkl. Beschäftigungsgrad
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Monatssoll und Ferien werden automatisch berechnet
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Vorholzeit (Betriebsferien) wird automatisch errechnet
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Schnittstellen in die Lohnbuchhaltung
Zeiterfassung
Arbeitszeit
Kassabuch
Schweizer Datenschutz & Compliance
Das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG, ab 2023) stellt soziale Institutionen vor neue Anforderungen: Klient:innendaten, Falldokumentation, Protokolle und Exporte müssen revisionssicher und CH-zertifiziert sein. Unsere Lösung erfüllt diese Bedingungen umfassend – von der lokalen Datenhaltung über die revisionssichere Protokollierung bis zur Einrichtung individueller Zugriffsrechte. Unabhängige Audits sind vorweisbar:
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Speicherung aller Daten ausschliesslich in zertifizierten Schweizer Rechenzentren
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Revisionssichere Protokollierung jeder Änderung, Audittrail nach gesetzlichen Vorgaben
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Rollensystem für differenzierte Zugriffsrechte und Mandantentrennung
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Verschlüsselung nach ISO-27001 Norm bei Datentransfers und Backups
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Vorbereitung und Support für nDSG-Audits, tägliche Sicherung, regelmässige Updates
Praxisbeispiele aus Schweizerischen Institutionen
«Mit socialweb habe ich die Kosten im Griff: Wir konnten die Module zielgerichtet für unsere Bedürfnisse zusammenstellen.»
Michael Gross
Geschäftsleiter Trial Interventionen Thun
«Mit socialweb gelingt es uns sehr gut, einen klaren Überblick über die Zielsetzungen, die Zielerreichung und über den Verlauf in der Klientenarbeit zu erhalten. Ich kann genaue statistische Daten aus dem System generieren.»
Karin Hoffmann
Geschäftsleiterin, Wohnenbern
«Mit socialweb haben wir ein übersichtliches und anwenderfreundliches Arbeitsinstrument, welches uns gruppen- und bereichsübergreifend raschen Zugriff auf Informationen und Dokumente ermöglicht.»
Stephan Oberli
Gesamtleiter, Discherheim Solothurn
«Bei der Einführung haben es die Projektleitenden sehr gut verstanden, den Aufbau der Software nachvollziehbar zu erklären. Die Zeitplanung war realistisch, alle Module wurden wie geplant in Betrieb genommen.»
Claudia Wechsler
Geschäftsleiterin AHBasel
«Ich kenne mehrere Lösungen im sozialen Bereich, und socialweb ist die benutzerfreundlichste von allen.»
Stephan Sieber
Gesamtleitung Kinder- und Jugendinstitutionen Basel
«Nach einem Jahr können wir sagen: Das System erleichtert unseren Alltag, funktioniert sehr zuverlässig und deckt unsere Bedürfnisse sehr gut ab».
Matthias Lorenz
Geschäftskreis berufliche Integration bei Obvita St. Gallen
«Mir gefällt die Bereitschaft, die Software immer weiterzuentwickeln. Die Flexibilität, die Beweglichkeit und den Support von socialweb finde ich sehr stark».
Tobias Hauser
Leiter Abteilung Erwachsene und Stv. Direktor Aarhus Gümligen
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wie gelingt die Einführung in laufende Prozesse?
Wir analysieren gemeinsam Ihre Arbeitsabläufe, ihre Datenbestände und ihr Fachkonzept, wir organisieren die Datenübernahme und führen Ihr Team stufenweise in die Nutzung ein. Migration und Onboarding erfolgen mit validierten Testläufen und begleitetem Support.
Was ist das Spezielle am Schweizer Datenschutz?
Das neue Datenschutzgesetz (nDsgv) verlangt die klare Trennung sensibler und administrativer Daten, nachvollziehbare Protokollierung und revisionssichere Speicherung. Unsere Lösung ist darauf ausgerichtet und gibt bei kantonalen, kommunalen und nationalen Prüfungen Sicherheit.
Eignet sich die Software für verschiedene Institutionstypen?
Socialweb ist modular, von kleinen Teams bis zu grossen Trägern einsetzbar. Funktionen und Rechte werden adaptiv nach Bedarf konfiguriert.
Wie werden bestehende Schnittstellen/Tools eingebunden?
Die Anbindung erfolgt primär per individuelle Exports, die im Zielsystem importiert werden. In Einzelfällen wird direkt eine externe API angebunden. Folgende Schnittstellen können angebunden werden: Beispiel: Abacus, AJB - Portal, AKJB, AMM-Bescheinigung (SECO), curaX, Dias, HCI Index, IBB, Infoniqa ONE 50, Microsoft Graph API, myCompany, Permed, Ruf, SAP, SelectLine.
Topal.
Wie ist der Support organisiert?
Sie erhalten telefonische und digitale Unterstützung durch das Schweizer Support-Team. Wir bieten Schulung vor Ort und regelmässige Webinare.
So setzen Schweizer Institutionen socialweb ein
Wie das Aarhus den Digitalisierungsstau auflöste
Dank socialweb hat sich das Aarhus zu einer Vorreiterin in der digitalen Organisation entwickelt.
«Alle haben Berührungspunkte mit socialweb»
obvita ist eine der grössten sozialen Institutionen in St. Gallen. Der gesamte Betrieb arbeitet mit socialweb.
«Das Know-how von socialweb ist einzigartig»
Die Heilsarmee setzt in 22 Institutionen socialweb für einen reibungslosen digitalen Alltag ein.














