Ab dem 1. Januar 2027 gelten im Kanton Zürich neue Rechtsgrundlagen für elektronische Verfahrenshandlungen. Mit der Teilrevision des Verwaltungsrechtspflegegesetzes (VRG) und der Verordnung über elektronische Verfahrenshandlungen im Verwaltungsverfahren (VEVV) wird der formelle Verkehr mit Verwaltungsbehörden digital möglich. Dazu zählen etwa Gesuche, Bewilligungen, Einsprachen, Rekurse oder Verfügungen.
Für Verwaltungsbehörden bedeutet das: Sie müssen mindestens einen geeigneten elektronischen Kanal bereitstellen. Gleichzeitig wird auch die Kommunikation zwischen Behörden verbindlich digital: Zwischen Behörden erfolgen Verfahrenshandlungen ab dem 1. Januar 2027 ausschliesslich elektronisch. Damit wird die elektronische Zustellung nicht nur im Kontakt mit Bürger:innen, Unternehmen oder Organisationen relevant, sondern auch in der täglichen Zusammenarbeit zwischen Ämtern, Fachstellen und weiteren Behörden.
Für viele Verwaltungen wird damit aus einem Zukunftsthema eine konkrete Umsetzungsaufgabe. Gefragt sind Lösungen, die digitale Sendungen sicher übermitteln, Prozesse nachvollziehbar dokumentieren und sich verlässlich in bestehende Abläufe integrieren lassen. Entscheidend ist dabei nicht nur der einzelne Versand, sondern der durchgängige Prozess: vom Erstellen eines Dokuments über die korrekte elektronische Zustellung bis zur Dokumentation im Fachsystem oder Dossier.
Behörde-zu-Behörde-Kommunikation wird digital
Besonders wichtig ist der neue Rahmen für die Zusammenarbeit zwischen Behörden. Viele Verwaltungsprozesse enden nicht bei einer einzelnen Stelle: Informationen, Verfügungen, Entscheide oder Nachweise müssen an andere Ämter weitergeleitet werden – beispielsweise zwischen Grundbuchamt, Steueramt, Betreibungsamt oder weiteren kantonalen und kommunalen Stellen.
Solche Abläufe werden künftig stärker digital gedacht werden müssen. Die GLAUX GROUP unterstützt Behörden bereits heute dabei, Dokumente strukturiert und elektronisch an andere Behörden zu übermitteln. So entstehen medienbruchfreie Prozesse, die den administrativen Aufwand reduzieren und gleichzeitig mehr Nachvollziehbarkeit schaffen.
Elektronischer Versand als Teil des Verwaltungsprozesses
Genau hier setzt Printcom an: mit Lösungen für den physischen und elektronischen Versand, die Behörden dabei unterstützen, Dokumente effizient, strukturiert und rechtskonform bereitzustellen.
Printcom verbindet bestehende Fachapplikationen mit den passenden Versandwegen und sorgt dafür, dass Dokumente zuverlässig verarbeitet, zugestellt und nachvollziehbar dokumentiert werden können. Damit lassen sich sowohl klassische Versandprozesse als auch digitale Zustellungen zentral steuern – ein wichtiger Schritt für Behörden, die ihre Kommunikation schrittweise digitalisieren und gleichzeitig bestehende Abläufe stabil weiterführen möchten.
Welche digitalen Kanäle im konkreten Fall zum Einsatz kommen, hängt von den Anforderungen der jeweiligen Behörde, den bestehenden Systemen und den rechtlichen Vorgaben ab. Wichtig ist bereits heute: Die Lösung muss flexibel genug sein, um künftige Kanäle und Zustellformen sauber einzubinden.
Elektronische Signaturen und Behörden-Siegel
Wo digitale Verfahren eine formelle Bestätigung oder Unterzeichnung erfordern, braucht es zusätzlich die passende elektronische Signatur. Für Behörden besonders relevant sind dabei nicht nur personenbezogene elektronische Signaturen, sondern auch elektronische Behörden-Siegel. Sie ermöglichen es, Dokumente als Organisation rechtsgültig elektronisch auszustellen und deren Herkunft sowie Integrität nachvollziehbar zu machen.
Mit eSignature Solutions bietet die GLAUX GROUP die gesamte Palette an elektronischen Signaturlösungen an – von einfachen Signaturprozessen bis zu fortgeschrittenen und qualifizierten elektronischen Signaturen sowie elektronischen Siegeln. Damit ergänzt die Signaturlösung den elektronischen Versand um einen zentralen Baustein für durchgängige digitale Verwaltungsprozesse.
Eine Chance für durchgängige digitale Prozesse
Die neuen Rechtsgrundlagen im Kanton Zürich erhöhen den Handlungsbedarf für Behörden. Gleichzeitig bieten sie die Chance, bestehende Prozesse zu vereinfachen, Medienbrüche zu reduzieren und die Kommunikation mit Bürger:innen, Unternehmen, Partnerorganisationen und anderen Behörden zeitgemässer zu gestalten.
Mit Printcom und eSignature Solutions unterstützt die GLAUX GROUP Behörden dabei, elektronische Zustellung, nachvollziehbare Prozesse und elektronische Signaturen sinnvoll zusammenzubringen. So entsteht eine Gesamtlösung aus einer Hand: vom Erstellen und Versenden von Dokumenten bis zur elektronischen Signatur oder zum Behörden-Siegel.
Für Behörden im Kanton Zürich lohnt es sich deshalb, die eigenen Versand- und Signaturprozesse frühzeitig zu prüfen. Denn ab 2027 wird elektronische Kommunikation nicht mehr nur eine Option sein, sondern ein fester Bestandteil der Verwaltungsarbeit.
