Zusatzleistungen zur AHV/IV sind ein wichtiger Bestandteil der sozialen Sicherheit in der Schweiz. Sie helfen dort, wo Renten und weiteres Einkommen die minimalen Lebenskosten nicht decken. Entsprechend wichtig ist die Arbeit der Ämter für Zusatzleistungen: Sie prüfen Unterlagen, bearbeiten Gesuche und sorgen dafür, dass Leistungen korrekt und zeitnah ausbezahlt werden.

Wenn Papierprozesse den Arbeitsalltag bremsen

Viele AZL bearbeiten Eingangspost noch stark papierbasiert. Unterlagen werden geöffnet, sortiert, gescannt, manuell erfasst und anschliessend den richtigen Fällen zugeordnet. Informationen aus Briefen und Formularen müssen oft von Hand in die Fachapplikation übertragen werden. Das kostet Zeit, bindet personelle Ressourcen und erhöht das Risiko von Erfassungsfehlern.

Gerade in einem Umfeld, in dem Sorgfalt, Nachvollziehbarkeit und Effizienz zentral sind, ist das ein klarer Hebel für Optimierung. Denn Mitarbeitende sollen ihre Zeit möglichst dort einsetzen, wo sie am meisten Wirkung entfaltet: bei der Prüfung und Bearbeitung von Fällen – nicht beim Abtippen von Papierdokumenten.

Die Lösung: Scanning, Datenabgleich und Übergabe an ZLPro

Mit der Scanning-Lösung von Printcom auf Basis von documento wird Eingangspost digital verarbeitet und direkt in die bestehenden Abläufe integriert. Dokumente werden gescannt, per OCR erkannt, bei Bedarf klassifiziert, mit bestehenden Daten abgeglichen und anschliessend archiviert beziehungsweise an ZLPro übergeben. Das Zielbild ist eine vollständige digitale Akte in der Fachanwendung.

Die Lösung unterstützt dabei unterschiedliche Arbeitsweisen im Posteingang:

• Einzelscanning, wenn Dokumente einzeln verarbeitet werden

• Batch-Scanning, wenn grössere Postmengen in einem Stapel gescannt werden

• Manuelle oder barcodegestützte Dokumententrennung

• Sichtkontrolle am PC

• Intelligente Verschlagwortung

• Verarbeitung von Dokumenten, welche per E-Mail verschickt wurden
  
  

Weniger manuelle Arbeit, mehr Qualität

Der konkrete Nutzen für Ämter für Zusatzleistungen ist:

Zeit sparen: Dokumente müssen nicht mehr mehrfach manuell bearbeitet oder Informationen erneut erfasst werden.

Fehler reduzieren: Der Datenbankabgleich und die strukturierte Übergabe helfen, Medienbrüche und Übertragungsfehler zu vermeiden.

Abläufe vereinheitlichen: Mit einer standardisierten Lösung lassen sich Prozesse klarer gestalten und einfacher skalieren.

Bestehende Systeme nutzen: Die Anbindung an ZLPro sorgt dafür, dass die Lösung nicht neben dem Fachprozess läuft, sondern Teil davon wird.

Digitale Dossiers aufbauen: Relevante Unterlagen stehen sauber abgelegt und nachvollziehbar zur Verfügung.

Standardisiert, praxistauglich und mit klarem Preismodell

Ein wichtiger Erfolgsfaktor ist, dass die Lösung nicht als aufwendiges Individualprojekt gedacht ist. Für AZL steht eine standardisierte Scanning-Lösung inklusive ZLPro-Anbindung und klarem Preismodell zur Verfügung. Das erleichtert die Einführung, schafft Planungssicherheit und senkt die Hürden für den Einstieg.

Die Lösung ist bereits bei mehreren Ämtern für Zusatzleistungen produktiv im Einsatz. Weitere Organisationen prüfen derzeit eine Einführung.