«Wenn der Dokumentenversand in einem Steueramt nicht funktioniert, ist das der Supergau!»
Die Einführung der neuen Steuersoftware inklusive der Dokumentenaufbereitung im Kanton Solothurn lief ein wenig wie ein Thriller ab. Warum Weihnachten 2019 für Thomas Brunner und sein Team in der Informatik ausfiel und trotzdem besinnlich war und was an einem Wühltischtag im Steueramt ablief.
«Als ich 2017 ins Steueramt Solothurn wechselte, war noch eine Applikation von IBM im Einsatz. Ein schwarzer Hintergrund mit grüner Schrift – das war unsere Ausgangslage», erzählte Thomas Brunner, Verantwortlicher für den Output im Rahmen des Projekts der neuen Steuersoftware (SOTAXX). Mit dem Projekt SOTAXX im Kanton Solothurn wurde die bestehende Steuerlösung INES durch das neue Produkt NEST abgelöst. Der Kanton hatte sich entschieden, ab dem 1. Januar 2020 die gesamte IT-Landschaft zu ersetzen: Steuersoftware, Scanning-Programme, Digitalarchiv, Output-Steuerung und Online-Eingaben für die Steuererklärung (E-Filing). «Wir hatten den Vorteil, dass wir in einem Big Bang alles umstellen konnten, und die «charmante» Situation, dass man in den Medien alles hören und lesen kann, wenn es denn schiefgehen sollte», erklärte Thomas Brunner. Die Arbeit für die Betriebsüberführung inklusive der Datenmigration konzentrierte sich auf die letzten zwei Wochen im Dezember 2019.
- 20
Jährige Software - 1
Kuvert - 1
Knopfdruck
Ein-Kuvert-Strategie
Das Vorhaben war derart gross angelegt, dass das Projektteam das Output Management zu Beginn ziemlich unterschätzte. «Ich hatte vor diesem Projekt mit einer Dokumentensteuerung nichts zu tun und mir war nicht klar, was man mit dem OMRmarker alles machen kann. Mir war auch nicht bewusst, was es alles braucht, damit wir das Dokumentenmanagement realisieren können. Als es losging, waren wir sehr froh, dass uns Mathias Ardelt von printcom vom Anfang bis zum Schluss kompetent begleitete. Wir erlebten ihn als überaus hilfsbereit, immer erreichbar und stets flexibel. Printcom erfüllte auch unsere Sonderwünsche pragmatisch und sauber», fasste Thomas Brunner die Zusammenarbeit zusammen. Mathias Ardelt stellte anfangs vor allem viele Fragen zu den Vorstellungen des Outputs und zu den einzelnen Jobs. «Die Ein-Kuvert-Strategie war der erste Schritt, den wir angegangen sind. Wir mussten klären, was alles in ein Kuvert hineinkommt und in welcher Reihenfolge die Dokumente für Bund, Kanton, Gemeinde, Quellensteuer etc. sortiert werden sollen», erklärte Mathias Ardelt.
«Das Projekt funktionierte nur dank minutiöser Planung und einer general-stabsmässigen Umsetzung. Wir hatten eine Superzeit und würden das wieder so machen.»
Daniel Uebelhart
Leiter Informatik Steueramt Kanton Solothurn
Vorteile der Software
Gesteuerter Versand
Die Software steuert, welche Daten ins Couvert gehören, und welche Beilagen dazukommen, und bestimmt die Reihenfolge sowie die Optimierung des Portos. Die Reihenfolge wird gemäss Kundenwunsch aufgebaut: nach steuerpflichtiger Person, Dokumentenart oder Staats- bzw. Bundessteuern. Das Endprodukt ist ein komplett fertiges, virtuell aufbereitetes Couvert inkl. der Frankatur im Sichtfenster. Dies wird überprüft und dem Druckdienstleister geliefert, der alles druckt, verpackt und die Couverts der Poststelle liefert.
Automatisierte Grossaufträge
Beim Batch- oder Massendruck gehen alle im Steueramt erarbeiteten Dokumente am Ende des Tages zum Druckdienstleister. In Solothurn werden nachts die PDF-Dateien gesammelt, die Software überprüft jeden persönlichen Ordner auf dem Netzlaufwerk, macht daraus einen grossen Auftrag und gibt ihn an den Druckdienstleister weiter. Die Aufgabendokumente der Post liefert die Software automatisch an den Druckdienstleister mit.
Standortungebundene Druckvorgänge
Jede:r Mitarbeiter:in kann täglich einzelne Dokumente (Einzeldruck) drucken, die über denselben Kanal wie der Massendruck laufen. Die Mitarbeitenden können aus jeder Applikation und von jedem Ort drucken, die Software verarbeitet die Daten automatisch zu PDF-Dateien.
Manuelle Beilagenergänzung
Mit der Funktion Tagespost kann jede:r Mitarbeiter:in lokal aus einer Fachapplikation heraus drucken. Das Couvert wird im Sichtfenster frankiert, der:die Mitarbeitende kann sofort unterschreiben, Originaldokumente beilegen und die Unterlagen zur Poststelle bringen.
Aussagekräftige Nachverfolgung
Eine Sendungsverfolgung ist unkompliziert mit dem Posttracker möglich. Dieser gibt eine Übersicht über alle Versandvorgänge und man sieht auf einen Blick, wenn z. B. die Zustellung nicht funktioniert hat. Bei Einschreiben kann nachvollzogen werden, ob der:die Empfänger:in die Post erhalten hat. Ein Scan der Post wird dauerhaft archiviert und kann nach Namen, Steuernummer etc. gesucht werden.
Gewährleistete Rechtssicherheit
Signaturdokumente bei Einschreiben und A+ werden nach der Zustellung oder Rücksendung automatisch erstellt. Erfasst werden die Empfängeradresse, die Unterschrift, die Uhrzeit, der Erfassungsort, der Kuvertinhalt und die Sendungshistorie. Das Dokument wird als E-Akte im Archiv abgelegt und kann bei Gerichtsverhandlungen vorgelegt werden.
Sicheres Retourenmanagement
Alle nicht zustellbaren Kuverts können dank des elektronischen Retourenmanagements, das Daten der Post abruft, eingesehen und bearbeitet werden. Retouren können physisch oder elektronisch retourniert werden. Die Postangestellten lenken Retouren in ein Scan-Zentrum und machen Fotos bzw. Scans der verschlossenen Kuverts, wenn nur eine elektronische Nachricht an die Kunden gemeldet und archiviert werden soll. Danach wird das Kuvert datenschutzkonform geschreddert. Die Möglichkeit zur Nachforschung bei der Post ist jederzeit möglich.
Die etwas andere Weihnacht 2019
In den letzten Wochen um Weihnachten 2019 wurde von Seiten des Steueramts und aller Lieferant:innen fast Tag und Nacht gearbeitet. Trotzdem waren die Feiertage wider Erwarten ruhig und besinnlich, obwohl eine Datenmigration und eine Betriebsüberführung liefen, produktive Server in Betrieb genommen, Schnittstellen konfiguriert und angebunden und Jobs zum ersten Mal durchgeführt wurden. «Das funktionierte nur dank minutiöser Planung und einer generalstabsmässigen Umsetzung. Wir hatten eine Superzeit und würden das wieder so machen», bestätigte Daniel Uebelhart, Leiter Informatik Steueramt Solothurn. «Was danach etwas ins Ruckeln geriet, war die Betriebsorganisation. Denn wir konzentrierten uns über Monate auf die Umstellung und der ganze Betrieb wurde etwas vernachlässigt. Alle Fachbereiche mussten neue Arbeitsprozesse, neue Abläufe und neue Applikationen einführen, betreiben, Schnittstellen kennenlernen und fixen. Das war ein bedeutender Meilenstein im Steueramt und eine grosse Umstellung für alle Mitarbeitenden.»
Für das Steueramt Solothurn liegt der Nutzen in der Lösung vor allem bei folgenden Punkten:
Die Software holt die Businesslogik zur Gestaltung der Kuverts zum Kunden, da Anpassungen (Beilagen, Sortierungen etc.) selbst vorgenommen werden können.
Die Softwarelösung spart Porto und Ressourcen, wie z. B. Papier, Kuverts und Zeit.
Jeder Druckdienstleister und jede Archivlösung können angebunden werden.
Druckvorgänge sind von allen Standorten, z. B. Unternehmen, Behörden, Homeoffice, machbar und komplett papierlos.
Die Software bildet die Basis für die künftige Anbindung an digitale Kanäle.
Die Wühltischtage
Am 6. Januar 2020, dem ersten Arbeitstag mit der neuen Steuerlösung, wurde der erste produktive Output generiert. «Bereits die ersten Briefe sahen gut aus. Wenn der Dokumentenversand in einem Steueramt nicht funktioniert, dann ist das der Supergau. Denn Briefe, die bei den Kunden sind, kann man nicht mehr korrigieren», konstatierte Thomas Brunner. Bevor die ersten Steuerdokumente verschickt wurden, sahen sich Thomas Brunner und sein Team die digital aufbereitete Post an und prüften die formale Richtigkeit, den Output der Kuverts, die korrekte Reihenfolge, die Zusammenstellung der richtigen Dokumente im Kuvert und die Vollständigkeit. Die kontrollierten elektronischen Unterlagen gaben sie zum Dienstleister zum Druck, der zwar druckte, aber nicht verschickte, sondern sie am Morgen per Kurier zurück nach Solothurn brachte.
Die IT-Mitarbeitenden fanden sich zusammen und kontrollierten die ausgedruckte Post über zwei Wochen und nannten ihre Arbeit «Wühltischtage». «Meist waren es Anfängerfehler im Umgang mit der neuen Lösung und Mankos aus den Schulungen, die wir so beheben konnten», stellte Daniel Uebelhart fest. Am 6. Januar 2020 startete das Steueramt mit der neuen Lösung und am 7. Januar gingen die ersten Kuverts an die Empfänger:innen und 220 Mitarbeitende des Steueramtes Solothurn konnten produktiv arbeiten. «Wir waren ab dem ersten Tag wieder auskunftsfähig gegenüber den Bürger:innen. Es gab keinen Fehlversand, keinen Systemunterbruch und alle Prozesse, die wir modelliert haben, funktionierten», fasste Daniel Uebelhart zusammen.
Doch die Anspannung im Steueramt liess erst nach, nachdem jeder Prozess des Steuerjahrs einmal durchgespielt war. Vor allem die Grossversandaufträge, die Steuerklärung Ende Januar und der Vorbezug der Steuern im Februar lagen allen auf dem Magen. Doch zum Glück waren die Sorgen umsonst! Mit der Unterstützung von Printcom läuft der Output seit Beginn tadellos.
«Der Output läuft seit Beginn tadellos und störungsfrei. Und wir landeten nicht auf den Titelseiten der Medien».
Thomas Brunner
Projektleiter Informatik Steueramt Solothurn
Unsere Lösung beim
Steueramt Kanton Solothurn
Auftraggeber: Steueramt Kanton Solothurn
Vorgehensweise: Gesamteinführung nach HERMES, agil
Projektdauer: Januar 2017 bis Januar 2020
Sprachen: Deutsch und Französisch
Anzahl Nutzer:innen: 205 Personen
Jährlich verarbeitete Dokumente:
ca. 700'000
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