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Steueramt Solothurn - zuverlässiger Dokumentenversand mit System

Wenn der Dokumentenversand in einem Steueramt nicht funktioniert, kann das gravierende Folgen haben. Im Kanton Solothurn wurde im Rahmen eines umfassenden IT-Projekts die gesamte Steuerlösung ersetzt – inklusive einer modernen Output-Lösung. Ziel war es, die Prozesse zu automatisieren, rechtssicher zu gestalten und die Mitarbeitenden bei der täglichen Arbeit zu entlasten.

Herausforderung: Gesamterneuerung der IT-Landschaft

Im Projekt «SOTAXX» wurde die bestehende Steuerlösung INES durch das neue System NEST ersetzt. Gleichzeitig wurden auch Scanning-Programme, das Digitalarchiv, das E-Filing sowie das Output-Management vollständig erneuert. Die Umstellung erfolgte in einem Big Bang per 1. Januar 2020.

Lösung: Flexibles und intelligentes Output-Management

Ein zentrales Element der neuen Lösung war die Einführung eines modernen Output-Managements mit Unterstützung von Printcom. Besonders im Fokus stand dabei die sogenannte «Ein-Kuvert-Strategie»: Alle relevanten Dokumente sollten sortiert, korrekt gruppiert und rechtssicher in einem einzigen Versandkuvert beim Empfänger ankommen – unabhängig davon, ob sie Bund, Kanton oder Gemeinde betreffen. Dank der neuen Lösung können Anpassungen (z. B. an Sortierungen oder Beilagen) heute direkt durch das Steueramt vorgenommen werden – ohne externe Eingriffe.

Die neue Software ermöglichte unter anderem:

Gesteuerter Versand

Automatisierte Grossaufträge

Standortungebundene Druckvorgänge

Manuelle Beilagenergänzung

Aussagekräftige Nachverfolgung

Gewährleistete Rechtssicherheit

Sicheres Retourenmanagement

Umsetzung: In enger Zusammenarbeit zum Erfolg

Das Projektteam arbeitete eng mit Mathias Ardelt von Printcom zusammen, der bereits in der Planungsphase durch gezielte Fragen und pragmatische Lösungsansätze überzeugte. «Wir fühlten uns durchgehend sehr gut begleitet. Printcom war flexibel, lösungsorientiert und hat unsere Sonderwünsche stets sauber umgesetzt», so Brunner.

Eine intensive Testphase mit realen Druckjobs stellte sicher, dass alle Abläufe funktionieren, bevor der erste Versand produktiv ausgelöst wurde. In den ersten Tagen nach dem Go-live prüften Mitarbeitende alle ausgedruckten Kuverts manuell – ein Kraftakt, der intern als «Wühltischtage» bekannt wurde. So konnten letzte Kinderkrankheiten identifiziert und behoben werden.

Ergebnis: Erfolgreicher Start – stabile Prozesse

Bereits am zweiten Tag nach der Inbetriebnahme wurden die ersten produktiven Steuerdokumente verschickt. Die Mitarbeitenden waren ab Tag eins arbeitsfähig, der Versand funktionierte reibungslos, es gab keinen Systemausfall oder Fehlversand.

«Wir waren auskunftsfähig, alle Prozesse liefen wie geplant – das war für uns ein grosser Erfolg», sagt Daniel Uebelhart, Leiter Informatik beim Steueramt Solothurn. «Rückblickend war die detaillierte Planung und enge Abstimmung mit Printcom entscheidend für das Gelingen.»

Fazit

Die Output-Lösung von Printcom ist heute ein integraler Bestandteil der neuen Steuerlösung im Kanton Solothurn. Sie unterstützt den digitalen Wandel in der Verwaltung, spart Ressourcen und sorgt für rechtssichere Kommunikation mit den Bürger:innen – effizient, zuverlässig und zukunftsfähig.

Ihr Ansprechpartner

Felix Leimbach

Bereichsleiter Printcom

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