Steueramt Solothurn - zuverlässiger Dokumentenversand mit System

Die Software steuert, welche Daten ins Couvert gehören, und welche Beilagen dazukommen, und bestimmt die Reihenfolge sowie die Optimierung des Portos. Die Reihenfolge wird gemäss Kundenwunsch aufgebaut: nach steuerpflichtiger Person, Dokumentenart oder Staats- bzw. Bundessteuern. Das Endprodukt ist ein komplett fertiges, virtuell aufbereitetes Couvert inkl. der Frankatur im Sichtfenster. Dies wird überprüft und dem Druckdienstleister geliefert, der alles druckt, verpackt und die Couverts der Poststelle liefert. 

Beim Batch- oder Massendruck gehen alle im Steueramt erarbeiteten Dokumente am Ende des Tages zum Druckdienstleister. In Solothurn werden nachts die PDF-Dateien gesammelt, die Software überprüft jeden persönlichen Ordner auf dem Netzlaufwerk, macht daraus einen grossen Auftrag und gibt ihn an den Druckdienstleister weiter. Die Aufgabendokumente der Post liefert die Software automatisch an den Druckdienstleister mit. 

Jede:r Mitarbeiter:in kann täglich einzelne Dokumente (Einzeldruck) drucken, die über denselben Kanal wie der Massendruck laufen. Die Mitarbeitenden können aus jeder Applikation und von jedem Ort drucken, die Software verarbeitet die Daten automatisch zu PDF-Dateien.

Mit der Funktion Tagespost kann jede:r Mitarbeiter:in lokal aus einer Fachapplikation heraus drucken. Das Couvert wird im Sichtfenster frankiert, der:die Mitarbeitende kann sofort unterschreiben, Originaldokumente beilegen und die Unterlagen zur Poststelle bringen.

Eine Sendungsverfolgung ist unkompliziert mit dem Posttracker möglich. Dieser gibt eine Übersicht über alle Versandvorgänge und man sieht auf einen Blick, wenn z. B. die Zustellung nicht funktioniert hat. Bei Einschreiben kann nachvollzogen werden, ob der:die Empfänger:in die Post erhalten hat. Ein Scan der Post wird dauerhaft archiviert und kann nach Namen, Steuernummer etc. gesucht werden.

Signaturdokumente bei Einschreiben und A+ werden nach der Zustellung oder Rücksendung automatisch erstellt. Erfasst werden die Empfängeradresse, die Unterschrift, die Uhrzeit, der Erfassungsort, der Kuvertinhalt und die Sendungshistorie. Das Dokument wird als E-Akte im Archiv abgelegt und kann bei Gerichtsverhandlungen vorgelegt werden. 

Alle nicht zustellbaren Kuverts können dank des elektronischen Retourenmanagements, das Daten der Post abruft, eingesehen und bearbeitet werden.  Retouren können physisch oder elektronisch retourniert werden. Die Postangestellten lenken Retouren in ein Scan-Zentrum und machen Fotos bzw. Scans der verschlossenen Kuverts, wenn nur eine elektronische Nachricht an die Kunden gemeldet und archiviert werden soll. Danach wird das Kuvert datenschutzkonform geschreddert. Die Möglichkeit zur Nachforschung bei der Post ist jederzeit möglich.