Steueramt Kanton Solothurn - Wegweiser

«Wenn der Dokumentenversand in einem Steueramt nicht funktioniert, ist das der Supergau!»

Die Einführung der neuen Steuersoftware inklusive der Dokumentenaufbereitung im Kanton Solothurn lief ein wenig wie ein Thriller ab. Warum Weihnachten 2019 für Thomas Brunner und sein Team in der Informatik ausfiel und trotzdem besinnlich war und was an einem Wühltischtag im Steueramt ablief.

«Als ich 2017 ins Steueramt Solothurn wechselte, war noch eine Applikation von IBM im Einsatz. Ein schwarzer Hintergrund mit grüner Schrift – das war unsere Ausgangslage», erzählte Thomas Brunner, Verantwortlicher für den Output im Rahmen des Projekts der neuen Steuersoftware (SOTAXX). Mit dem Projekt SOTAXX im Kanton Solothurn wurde die bestehende Steuerlösung INES durch das neue Produkt NEST abgelöst. Der Kanton hatte sich entschieden, ab dem 1. Januar 2020 die gesamte IT-Landschaft zu ersetzen: Steuersoftware, Scanning-Programme, Digitalarchiv, Output-Steuerung und Online-Eingaben für die Steuererklärung (E-Filing). «Wir hatten den Vorteil, dass wir in einem Big Bang alles umstellen konnten, und die «charmante» Situation, dass man in den Medien alles hören und lesen kann, wenn es denn schiefgehen sollte», erklärte Thomas Brunner. Die Arbeit für die Betriebsüberführung inklusive der Datenmigration konzentrierte sich auf die letzten zwei Wochen im Dezember 2019.

  • 20
    Jährige Software
  • 1
    Kuvert
  • 1
    Knopfdruck
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Ein-Kuvert-Strategie

Das Vorhaben war derart gross angelegt, dass das Projektteam das Output Management zu Beginn ziemlich unterschätzte. «Ich hatte vor diesem Projekt mit einer Dokumentensteuerung nichts zu tun und mir war nicht klar, was man mit dem OMRmarker alles machen kann. Mir war auch nicht bewusst, was es alles braucht, damit wir das Dokumentenmanagement realisieren können. Als es losging, waren wir sehr froh, dass uns Mathias Ardelt von printcom vom Anfang bis zum Schluss kompetent begleitete. Wir erlebten ihn als überaus hilfsbereit, immer erreichbar und stets flexibel. Printcom erfüllte auch unsere Sonderwünsche pragmatisch und sauber», fasste Thomas Brunner die Zusammenarbeit zusammen. Mathias Ardelt stellte anfangs vor allem viele Fragen zu den Vorstellungen des Outputs und zu den einzelnen Jobs. «Die Ein-Kuvert-Strategie war der erste Schritt, den wir angegangen sind. Wir mussten klären, was alles in ein Kuvert hineinkommt und in welcher Reihenfolge die Dokumente für Bund, Kanton, Gemeinde, Quellensteuer etc. sortiert werden sollen», erklärte Mathias Ardelt.

Daniel Uebelhart, Leiter Informatik Steueramt Kanton Solothurn

«Das Projekt funktionierte nur dank minutiöser Planung und einer general-stabsmässigen Umsetzung. Wir hatten eine Superzeit und würden das wieder so machen.»

Daniel Uebelhart

Leiter Informatik Steueramt Kanton Solothurn

Vorteile der Software

Gesteuerter Versand
Automatisierte Grossaufträge
Standortungebundene Druckvorgänge
Manuelle Beilagenergänzung
Aussagekräftige Nachverfolgung
Gewährleistete Rechtssicherheit
Sicheres Retourenmanagement

Die etwas andere Weihnacht 2019

In den letzten Wochen um Weihnachten 2019 wurde von Seiten des Steueramts und aller Lieferant:innen fast Tag und Nacht gearbeitet. Trotzdem waren die Feiertage wider Erwarten ruhig und besinnlich, obwohl eine Datenmigration und eine Betriebsüberführung liefen, produktive Server in Betrieb genommen, Schnittstellen konfiguriert und angebunden und Jobs zum ersten Mal durchgeführt wurden. «Das funktionierte nur dank minutiöser Planung und einer generalstabsmässigen Umsetzung. Wir hatten eine Superzeit und würden das wieder so machen», bestätigte Daniel Uebelhart, Leiter Informatik Steueramt Solothurn. «Was danach etwas ins Ruckeln geriet, war die Betriebsorganisation. Denn wir konzentrierten uns über Monate auf die Umstellung und der ganze Betrieb wurde etwas vernachlässigt. Alle Fachbereiche mussten neue Arbeitsprozesse, neue Abläufe und neue Applikationen einführen, betreiben, Schnittstellen kennenlernen und fixen. Das war ein bedeutender Meilenstein im Steueramt und eine grosse Umstellung für alle Mitarbeitenden.» 

 

 

Für das Steueramt Solothurn liegt der Nutzen in der Lösung vor allem bei folgenden Punkten:

Die Software holt die Businesslogik zur Gestaltung der Kuverts zum Kunden, da Anpassungen (Beilagen, Sortierungen etc.) selbst vorgenommen werden können.

Die Softwarelösung spart Porto und Ressourcen, wie z. B. Papier, Kuverts und Zeit.

Jeder Druckdienstleister und jede Archivlösung können angebunden werden.

Druckvorgänge sind von allen Standorten, z. B. Unternehmen, Behörden, Homeoffice, machbar und komplett papierlos.

Die Software bildet die Basis für die künftige Anbindung an digitale Kanäle.

Die Wühltischtage

Am 6. Januar 2020, dem ersten Arbeitstag mit der neuen Steuerlösung, wurde der erste produktive Output generiert. «Bereits die ersten Briefe sahen gut aus. Wenn der Dokumentenversand in einem Steueramt nicht funktioniert, dann ist das der Supergau. Denn Briefe, die bei den Kunden sind, kann man nicht mehr korrigieren», konstatierte Thomas Brunner. Bevor die ersten Steuerdokumente verschickt wurden, sahen sich Thomas Brunner und sein Team die digital aufbereitete Post an und prüften die formale Richtigkeit, den Output der Kuverts, die korrekte Reihenfolge, die Zusammenstellung der richtigen Dokumente im Kuvert und die Vollständigkeit. Die kontrollierten elektronischen Unterlagen gaben sie zum Dienstleister zum Druck, der zwar druckte, aber nicht verschickte, sondern sie am Morgen per Kurier zurück nach Solothurn brachte.

Die IT-Mitarbeitenden fanden sich zusammen und kontrollierten die ausgedruckte Post über zwei Wochen und nannten ihre Arbeit «Wühltischtage». «Meist waren es Anfängerfehler im Umgang mit der neuen Lösung und Mankos aus den Schulungen, die wir so beheben konnten», stellte Daniel Uebelhart fest. Am 6. Januar 2020 startete das Steueramt mit der neuen Lösung und am 7. Januar gingen die ersten Kuverts an die Empfänger:innen und 220 Mitarbeitende des Steueramtes Solothurn konnten produktiv arbeiten. «Wir waren ab dem ersten Tag wieder auskunftsfähig gegenüber den Bürger:innen. Es gab keinen Fehlversand, keinen Systemunterbruch und alle Prozesse, die wir modelliert haben, funktionierten», fasste Daniel Uebelhart zusammen.

Doch die Anspannung im Steueramt liess erst nach, nachdem jeder Prozess des Steuerjahrs einmal durchgespielt war. Vor allem die Grossversandaufträge, die Steuerklärung Ende Januar und der Vorbezug der Steuern im Februar lagen allen auf dem Magen. Doch zum Glück waren die Sorgen umsonst! Mit der Unterstützung von Printcom läuft der Output seit Beginn tadellos. 

Thomas Brunner, Projektleiter Informatik Steueramt Solothurn

«Der Output läuft seit Beginn tadellos und störungsfrei. Und wir landeten nicht auf den Titelseiten der Medien».

Thomas Brunner

Projektleiter Informatik Steueramt Solothurn

Unsere Lösung beim
Steueramt Kanton Solothurn

Auftraggeber: Steueramt Kanton Solothurn

Vorgehensweise: Gesamteinführung nach HERMES, agil

Projektdauer: Januar 2017 bis Januar 2020

Sprachen: Deutsch und Französisch

Anzahl Nutzer:innen: 205 Personen

Jährlich verarbeitete Dokumente:
ca. 700'000

Dokumentenaufbereitung im Kanton Solothurn - Gebäude von aussen

Mitwirkende Bereiche an diesem Referenzprojekt

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