Massenversand von Dokumenten – individualisiert für jede:n Empfänger:in –
auf dem besten Kommunikationskanal!
Dienstleistungsbereiche mit hohem Dokumentenvolumen stehen bei der digitalen Transformation vor Herausforderungen. Aus verschiedenen Systemen müssen in diversen fachlichen Prozessen Dokumente erzeugt, aufbereitet und verschickt werden.
Zustellstatus und Fristen sind relevant und die Rechtssicherheit muss gewährleistet sein. Eine unternehmensweite Output-Strategie ist das Ziel – vom einzelnen Arbeitsplatz bis zum automatisierten Serverprozess. Gleichzeitig sollen Kosten für altmodische Geräte wie Drucker und Frankiermaschinen reduziert und die Nachhaltigkeit erhöht werden.
Dokumente sollen günstig und sicher, schnell und korrekt sowie automatisiert und personalisiert an den:die Empfänger:in zugestellt werden. Die Angebote im Bereich printcom bieten moderne und funktional umfassende Softwarelösungen für ein problemloses und effizientes Output Management in Verwaltungen und in der Privatwirtschaft.
6 Gründe, die für die printcom Lösungen sprechen
Standardisieren Sie Ihre Output-Prozesse
Mit einer Standardlösung vereinfachen Sie Abläufe und steigern die Effizienz und Nachvollziehbarkeit im Dokumentenausgang.
Machen Sie sich unabhängig von der Druckdienstleistung
Mit der Softwarelösung können Sie jede:n beliebige:n Druckdienstleister:in anbinden oder wechseln. Formatkonvertierungen, die Steuerung von Metadaten und die gesicherte Übermittlung zum Print-Zentrum gehören dazu.
Werden Sie Schritt für Schritt digital
Die Softwarelösung unterstützt Sie in der schrittweisen Digitalisierung Ihrer Abläufe. Das gilt von der physischen Verarbeitung über eine hybride Bearbeitung bis hin zur vollständigen digitalen Abwicklung.
Nutzen Sie viele Kommunikationskanäle
Steuern Sie alle Kanäle pro Empfänger:in mit nur einem Mausklick an. Mit einer Multi-Channel-Strategie nutzen Sie die Flexibilität und das Einsparpotenzial heutiger und zukünftiger Versandkanäle.
Bilden Sie Ihre Abläufe ab
Die frei definierbare Dokumentenorganisation in der Software passt sich Ihren Abläufen und Geschäftsprozessen mit Hilfe eines bewährten Baukastenprinzips an.
Bearbeiten Sie Ihre Dokumente
Fügen Sie verschiedene Dokumente aus unterschiedlichen Anwendungen zusammen und verändern, löschen, verschieben und positionieren Sie Elemente und Texte mühelos.
«Ich beobachte, wie sich Printcom weiterentwickelt und wie es softwaremässig für uns weitergehen könnte. »
Martin Gianutt
Leiter Stadtammann- und Betreibungsamt Wallisellen-Dietlikon
Nutzen Sie die Möglichkeiten unserer Output-Management-Lösung
Elektronischer Versand
Mit unseren Output-Management-Lösungen werden physische und elektronische Versandkanäle intelligent pro Empfänger:in angesteuert. Damit erfüllen Sie die Erwartungen der digital agierenden Kund:innen und nutzen gleichzeitig das grosse Einspar- und Modernisierungspotenzial elektronischer Versandkanäle.
Verbriefte Rechtssicherheit
Wenn Sie einen nachweisbaren Versand wünschen und Fristen für Zahlungen, Einsprachen oder Antworten benötigen, bietet unsere Software umfängliche Transparenz über den Produktions- und Versandstatus Ihrer Sendungen auf allen Kanälen. Als zertifizierte Partnerin der Post kennt unsere Software zu jeder Briefsendung den genauen Status und liefert Ihnen rechtskräftige Zustellquittungen, Hinweise bei Zustellproblemen und digitale Retourenmeldungen.
Zeitsparendes Outsourcing
Durch das Outsourcing des Dokumentenversandes sparen Sie Arbeitszeit und Kosten. Mit unserer Software behalten Sie die Hoheit über den Aufbau und die Zusammenstellung der Briefe und übermitteln diese automatisiert und fehlerüberwacht an das Druckzentrum. Neben Batch-Läufen können die Einzeldrucke von allen Arbeitsplätzen und Anwendungen als Tagespost an das Print-Zentrum übermittelt werden. Das ist ideal für Mitarbeitende im Homeoffice, denn der Arbeitsprozess ist vollständig inklusive versandfertiger Bildschirmvorschau und Stornomöglichkeit digitalisiert.
Vollautomatischer Frankiervorgang
Ihre Einzel- und Massendrucke können sie vollautomatisch im Sichtfenster direkt beim Ausdruck elektronisch frankieren. Eine Frankiermaschine und manuelle Verfahren, wie z. B. Etiketten für Einschreiben, entfallen. Die Erstellung der benötigten Versandpapiere erfolgt ebenfalls automatisch. Sie können elektronische Zustellnachweise zusätzlich zu Ihren Dokumenten (inklusive Frankierung) in Ihrem elektronischen, revisionssicheren Archiv hinterlegen.
Vereinfachte Scan-Prozesse
Mit Printcom Scan-Lösungen lassen sich Eingangsdokumente, interne Papiere und physische Akten digitalisiert und verschlagwortet in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder Archiv ablegen. Vereinfacht und beschleunigt wird der Vorgang durch Datenquellen, wie z. B. Fachanwendungen, Datenbanken, Barcodes sowie 2D-Codes. Mit der optionalen Sichtkontrolle durch den:die Sachbearbeiter:in werden hochwertige Daten abgeliefert und Folgeprozesse können ausgewählt und angesteuert werden.
Digitale Aktenbearbeitung
In aktengeführten Arbeitsprozessen ist es oft wichtig, die wesentlichen Informationen rasch zu erkennen und den relevanten Verfahrensbeteiligten zur Verfügung zu stellen. Mit unserem Werkzeug zur Zusammenstellung der PDF-Dokumente können Sie nicht nur Dokumente aus verschiedenen Akten erstellen, sondern diese ebenso kommentieren, hervorheben oder schwärzen.
Unsere Produktvision:
Wir bieten Output-Management-Kompetenz für moderne Schweizer Verwaltungen!
Felix Leimbach
Bereichsleiter Printcom
Moderne und funktional umfassende Softwarelösungen
documento – intelligente Dokumentendrehscheibe
documento nimmt Ihr Dokumenten-Output am Arbeitsplatz von der produzierenden Applikation entgegen und bereitet es intelligent für den richtigen Versandkanal auf. Mit documento konfigurieren Sie die Output-Prozesse Ihrer Organisation anhand eines Baukastensystems – von der PDF-Erstellung über die Anreicherung mit Barcodes und 2D-Codes und der digitalen Signatur bis hin zum Versand auf dem jeweils passenden Kanal.
PostModul – zertifizierte Frankierlösung der Schweizer Post
Das PostModul frankiert nationale und internationale Sendungen automatisch elektronisch. Die benötigten Versandpapiere werden automatisiert erstellt und die Versendungen digital bei der Post angekündigt. Die eingebaute Briefdatenbank ermöglicht eine leichte Recherche und Sendungsverfolgung auf allen Versandkanälen – von der physischen Post bis zur E-Post. Dies steigert die Qualität und Rechtssicherheit in der Kundenkommunikation und trägt zur Auskunftsfähigkeit Ihrer Mitarbeitenden bei.
OMRmarker – automatische Massenverarbeitung
Der OMRmarker ist unsere serverbasierte Lösung für die automatisierte Verarbeitung der Batch-Läufe und Tagespost. Er sammelt, sortiert und bereitet die Dokumente für den jeweils richtigen Versandkanal auf. Dabei ergänzt er gemäss frei definierbarem Regelwerk jeweils Beilagen, Frankierung, digitale Signaturen und Steuerzeichen für Kuvertiermaschinen sowie Hochleistungsdrucker. Mit den parametrierbaren Jobdefinitionen können alle Abläufe eines modernen Print-Zentrums zuhause oder im externen Bereich abgebildet werden. Mit der Jobübersicht und dem Statistik-Reporting behalten Sie stets den Überblick und die Kontrolle.
documento ScanClient – digitale Dokumente am Arbeitsplatz
Der documento ScanClient ist eine Arbeitsplatzlösung für die elektronische Archivierung der Dokumente. Diese werden nach dem Scanning mit Fallinformationen (Metadaten) aus beliebigen Datenbanken oder Barcodes versehen und fallbasiert im Archiv abgelegt. Mit OCR-Erkennung und Textauslesung wird dieser Prozess unterstützt. Der:Die Anwender:in behält die vollständige Kontrolle und kann bei Bedarf Korrekturen in den Dokumenten und den Metadaten vornehmen.
Aktenauszug – vielfältige Anwendungsmöglichkeiten in Dokumenten
Der Aktenauszug ist ein PDF-Bearbeitungswerkzeug, das die Zusammenstellung verschiedener Verfahrensdokumente in einem Extrakt ermöglicht. Sie können Seiten hinzufügen, entfernen und umsortieren. Mit Annotationen können Sie kommentieren, hervorheben und verlässlich schwärzen. Über die zahlreichen enthaltenen Schnittstellen werden die Dokumente direkt aus der relevanten Applikation oder dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) geladen. Das Extrakt wird als PDF oder PDF/A abgelegt oder versendet.
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